Sollecito di pagamento di una fattura: come scriverlo, con i modelli del primo, del secondo e dell'ultimo avviso
Come si scrive un sollecito di pagamento di una fattura scaduta: cosa deve contenere (numero, data, importo, scadenza, IBAN), quando mandarlo, con che tono e su quale canale. Tre modelli pronti da copiare, dal promemoria cortese all'ultimo avviso, e cosa prevede il D.Lgs. 231/2002 su interessi di mora e 40 euro forfettari fra imprese.
Il sollecito che fa pagare è breve, preciso e sale di tono per gradi
Cosa scrivere, quando mandarlo e tre testi pronti da copiare, dal promemoria cortese all'ultimo avviso, con quello che dice la legge sugli interessi di mora fra imprese.
Come si scrive un sollecito di pagamento di una fattura?
Un sollecito di pagamento è il messaggio con cui chiedi al cliente di saldare una fattura scaduta, e funziona quando è breve, cortese e preciso: numero e data della fattura, importo, scadenza superata, IBAN e una nuova data entro cui pagare. Di solito si procede in tre passi: un primo promemoria pochi giorni dopo la scadenza, un secondo sollecito più fermo, un ultimo avviso che annuncia le iniziative successive. I tre testi sono più sotto, pronti da copiare. Prima di scrivere, ricontrolla la fattura: se un dato è sbagliato, il cliente ha un motivo per non pagare. I campi da verificare sono quelli della guida su come si compila una fattura elettronica. E se le scadenze da inseguire sono tante, conviene che nascano con la fattura stessa, come in un software di fatturazione con rate e scadenze.
In sintesi
- Un sollecito efficace riporta numero e data della fattura, importo, scadenza, IBAN e una nuova data di pagamento.
- La sequenza più usata ha tre passi, promemoria, secondo sollecito e ultimo avviso: i tempi sono una prassi, non un obbligo di legge.
- Fra imprese, professionisti compresi, gli interessi di mora decorrono dal giorno dopo la scadenza senza bisogno di costituzione in mora (art. 4, comma 1, D.Lgs. 231/2002).
- Al creditore spetta anche un importo forfettario di 40 euro per i costi di recupero (art. 6, comma 2, D.Lgs. 231/2002).
- Per l'ultimo avviso molti usano la PEC, perché lascia una ricevuta di consegna. Norme lette su Normattiva il 25 settembre 2026.
Cosa deve contenere un sollecito di pagamento?
Un sollecito deve permettere al cliente di pagare subito, senza cercare nulla: ogni dato che manca è un giorno in più di attesa. Se in fattura c'è la ritenuta d'acconto, l'importo da chiedere è il netto a pagare e non il totale: lo spiega la guida su come funziona la ritenuta d'acconto. Chiudi sempre con una riga che copra l'incrocio dei messaggi: se il cliente ha già pagato, può ignorare il sollecito.
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Numero e data della fattura
Il cliente deve ritrovare il documento al primo colpo: numero, data di emissione e, se aiuta, l'oggetto della prestazione.
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Importo ancora dovuto
La cifra esatta da pagare, uguale a quella in fattura. Se è già arrivata una parte, indica solo il residuo.
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Scadenza superata
La data scritta in fattura o nel contratto. Una data precisa vale più di un generico «da tempo».
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Coordinate per pagare
IBAN, intestatario del conto e causale da usare. Allega di nuovo il PDF della fattura: toglie ogni scusa pratica.
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Riferimento ai promemoria
Dal secondo sollecito in poi cita la data dei messaggi già mandati: la sequenza diventa evidente e resta traccia di ogni richiesta.
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Nuova data e un contatto
Chiedi di pagare entro un giorno preciso e indica chi chiamare se c'è un problema sulla fattura o sull'importo.
Quando sollecitare un pagamento, e con che tono?
Nessuna norma stabilisce quando mandare un sollecito né quanti mandarne: i tempi qui sotto sono un'indicazione di prassi, da adattare al rapporto con il cliente e a quanto scritto nel contratto. Il tono sale di un gradino a ogni passaggio ma resta professionale, perché il cliente in ritardo di oggi è spesso quello del prossimo lavoro. Per accorgerti in tempo di cosa è scaduto, senza riaprire le fatture una per una, serve uno scadenzario dei pagamenti con una riga per ogni rata, controllato a data fissa.
Primo promemoria
Qualche giorno dopo la scadenza, tono cortese
Si parte dall'ipotesi più semplice: una svista, o una fattura finita nella cartella sbagliata. Molti lo mandano fra 3 e 7 giorni dopo la scadenza, per email, con il PDF della fattura allegato di nuovo.
Secondo sollecito
Dopo un paio di settimane senza risposta, tono fermo
Si richiama il primo promemoria con la sua data, si chiede di pagare entro un giorno preciso e di segnalare subito eventuali contestazioni. A questo punto vale la pena affiancare una telefonata all'email.
Ultimo avviso
Circa un mese dopo la scadenza, tono formale
Si riepilogano i solleciti precedenti, si dà un ultimo termine e si annuncia che dopo si valuteranno altre iniziative. Molti lo mandano per PEC, perché lascia una ricevuta di consegna. Diffida e decreto ingiuntivo sono un'altra cosa: si decidono con un avvocato.
Quali testi usare? Tre modelli di sollecito da copiare
Apri il modello che ti serve, copia oggetto e testo, sostituisci i campi fra parentesi quadre e ricontrolla importo, date e IBAN sulla fattura prima di inviare. I modelli usano il «voi» perché si rivolgono a un'azienda o a uno studio: con un referente che conosci bene puoi passare al «tu». Nel terzo, la frase sugli interessi di mora vale solo se il cliente è un'impresa o un professionista: con un privato va tolta.
Oggetto: Promemoria fattura n. [numero] del [data]
Gentile [nome del referente],
vi scrivo per ricordarvi la fattura n. [numero] del [data], di [importo] euro, con scadenza il [data di scadenza]. Dai miei controlli il pagamento non risulta ancora arrivato: forse è sfuggito, può capitare.
Vi allego di nuovo la fattura in PDF. Le coordinate per il bonifico sono: IBAN [IBAN], intestato a [intestatario], causale «Fattura n. [numero]».
Se avete già provveduto, considerate questo messaggio superato e grazie.
Un cordiale saluto,
[nome e cognome]
[telefono]
Oggetto: Secondo sollecito: fattura n. [numero] scaduta il [data di scadenza]
Gentile [nome del referente],
il [data del primo promemoria] vi ho ricordato la fattura n. [numero] del [data], di [importo] euro, scaduta il [data di scadenza]. Ad oggi il pagamento non risulta ancora ricevuto.
Vi chiedo di saldarla entro il [nuova data], con bonifico sull'IBAN [IBAN] intestato a [intestatario], causale «Fattura n. [numero]». Se c'è un problema sulla fattura o sull'importo, scrivetemi o chiamatemi al [telefono]: lo risolviamo volentieri.
Se il pagamento è già partito, vi chiedo di inviarmi la contabile del bonifico.
Cordiali saluti,
[nome e cognome]
Oggetto: Ultimo avviso: fattura n. [numero] del [data] non ancora pagata
Gentile [nome del referente],
nonostante i solleciti del [data del primo promemoria] e del [data del secondo sollecito], la fattura n. [numero] del [data], di [importo] euro, scaduta il [data di scadenza], risulta ancora non pagata.
Vi chiedo di saldare l'importo entro e non oltre il [termine finale], con bonifico sull'IBAN [IBAN] intestato a [intestatario], causale «Fattura n. [numero]».
[Solo se il cliente è un'impresa o un professionista:] Vi ricordo che nelle transazioni commerciali il D.Lgs. 231/2002 prevede interessi di mora dal giorno successivo alla scadenza e un importo forfettario di 40 euro per i costi di recupero (articoli 4, 5 e 6), che mi riservo di richiedere.
Trascorso il termine senza pagamento né comunicazioni, valuterò le iniziative opportune per il recupero del credito.
Distinti saluti,
[nome e cognome]
Cosa dice la legge sugli interessi di mora fra imprese?
I ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali sono regolati dal D.Lgs. 231/2002: vale per i contratti fra imprese, o fra imprese e pubblica amministrazione, che hanno per oggetto la consegna di merci o la prestazione di servizi contro un prezzo. Per il decreto è «imprenditore» anche chi esercita una libera professione (art. 2, comma 1, lettere a e c); un privato consumatore resta fuori dalla definizione. Le regole attuali valgono per i contratti conclusi dal 1° gennaio 2013. Testo vigente letto su Normattiva il 25 settembre 2026.
1. Dal giorno dopo la scadenza
Gli interessi di mora decorrono dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di costituzione in mora (art. 4, comma 1). Se il termine non è concordato, il limite è di 30 giorni dal ricevimento della fattura (art. 4, comma 2).
2. Tasso BCE più 8 punti
Sono interessi semplici, giorno per giorno, al tasso della Banca centrale europea sulle operazioni di rifinanziamento principali maggiorato di otto punti (art. 2, lettere e ed f). Il Ministero dell'economia pubblica il tasso di ogni semestre in Gazzetta Ufficiale (art. 5).
3. Quaranta euro forfettari
Al creditore spetta, sempre senza costituzione in mora, un importo forfettario di 40 euro come risarcimento dei costi di recupero, salva la prova di un danno maggiore (art. 6, comma 2). Se il pagamento è a rate, interessi e risarcimento si calcolano solo sulle rate scadute (art. 4, comma 7).
Quali errori evitare quando si sollecita un pagamento?
Prima di scrivere controlla che la fattura elettronica sia stata consegnata o messa a disposizione dal Sistema di Interscambio (SdI). Una fattura scartata dal SdI non è arrivata al cliente: va corretta e trasmessa di nuovo, e solo dopo ha senso chiederne il pagamento.
Se il cliente è sostituto d'imposta e in fattura c'è la ritenuta, ti deve il netto a pagare, cioè il totale meno la ritenuta. Sollecitare il totale fa nascere una contestazione che ritarda ancora il pagamento.
Scrivere «procederemo per vie legali» nel primo promemoria rovina il rapporto e toglie peso all'ultimo avviso. Il tono sale per gradi; diffida e decreto ingiuntivo si valutano con un avvocato, non si annunciano per fare pressione.
Una telefonata o un messaggio in chat difficile da ritrovare non bastano. Scrivi per email, annota la data di ogni invio e citala nel sollecito successivo; per l'ultimo avviso valuta la PEC.
Il decreto sui ritardi di pagamento riguarda le transazioni commerciali fra imprese, professionisti compresi, e con la pubblica amministrazione. Con un consumatore quel richiamo va tolto dal modello.
Cosa fare adesso
- Fai l'elenco delle fatture scadute e, per ognuna, annota la data di scadenza e i promemoria già mandati: ti dice quale dei tre modelli usare.
- Copia il modello, sostituisci i campi fra parentesi quadre e ricontrolla importo e IBAN sulla fattura prima di inviarlo.
- Se inseguire le scadenze ti capita ogni mese, fai partire il promemoria da solo. In OreFattura le rate nascono con la fattura dalla condizione di pagamento, e il promemoria prima della scadenza e il sollecito dopo partono per email solo verso i clienti per cui li attivi in anagrafica, fra le 8 e le 20, con i testi che scrivi in Impostazioni → Messaggi; per una fattura scartata dal SdI non parte nulla. Il percorso completo è nella pagina su come si passa dalle ore alla fattura elettronica.
Domande frequenti sul sollecito di pagamento
No. Nelle transazioni commerciali fra imprese, professionisti compresi, gli interessi di mora decorrono dal giorno successivo alla scadenza senza che serva la costituzione in mora (art. 4, comma 1, D.Lgs. 231/2002). Il sollecito serve a farsi pagare e a lasciare traccia delle richieste, non a far partire gli interessi.
Nessuna norma fissa un numero. Nella prassi se ne mandano due o tre, con tono crescente e date precise; se poi il cliente non paga e non risponde, le iniziative successive si decidono con un avvocato.
Per il primo promemoria e per il secondo sollecito basta l'email, con la fattura in allegato. Per l'ultimo avviso molti preferiscono la PEC, perché lascia una ricevuta di consegna: come usarla in un'eventuale azione lo valuta l'avvocato che segue la pratica.
Sono un importo forfettario che spetta al creditore, senza costituzione in mora, come risarcimento dei costi di recupero quando una transazione commerciale viene pagata in ritardo (art. 6, comma 2, D.Lgs. 231/2002). Resta possibile provare un danno maggiore.
Fra imprese, se il termine non è concordato, il periodo di pagamento non può superare 30 giorni dal ricevimento della fattura (art. 4, comma 2, D.Lgs. 231/2002). Termini oltre 60 giorni vanno pattuiti espressamente e la clausola va provata per iscritto (comma 3).
Le scadenze nascono con la fattura, non in un foglio a parte
Rate dalla condizione di pagamento, incasso rata per rata, promemoria e solleciti per email ai clienti per cui li attivi.
La fattura elettronica si emette dalle ore lavorate e si trasmette al Sistema di Interscambio dallo stesso posto.
