Scadenzario dei pagamenti: come si tiene e cosa ci va

Uno scadenzario funziona quando nasce con la fattura, non quando lo ricopi dopo

Cosa annotare per ogni rata, come si aggiorna a data fissa e perché il foglio Excel smette di tornare proprio quando le fatture aumentano.

Come si tiene uno scadenzario dei pagamenti?

Uno scadenzario dei pagamenti si tiene con una riga per ogni rata di ogni fattura emessa: cliente, numero della fattura, data di scadenza, importo da incassare e stato (da incassare, incassata, scaduta), in ordine di scadenza. Si aggiorna il giorno in cui arriva un pagamento e si ricontrolla a data fissa, per esempio ogni lunedì, per vedere cosa scade nei giorni successivi e cosa è già scaduto. Il Vocabolario Treccani lo definisce proprio così: il registro in cui si annotano «in ordine cronologico di scadenza» entrate, uscite, crediti e debiti. Il punto debole è quasi sempre lo stesso: se le righe si ricopiano a mano dopo aver fatto la fattura, prima o poi scadenzario e fatture non coincidono più. Per questo conviene che le scadenze nascano insieme al documento, come fa un software di fatturazione elettronica che crea le rate all'emissione.

In sintesi

Lo scadenzario è il registro delle scadenze in ordine cronologico: per ogni rata servono cliente, fattura, data di scadenza, importo e stato.
La data di scadenza si calcola dalla condizione di pagamento concordata: a vista, oppure a 30, 60 o 90 giorni da data fattura o fine mese.
Se il cliente trattiene la ritenuta d'acconto, la cifra da incassare è il netto a pagare, non il totale della fattura.
Fra imprese e professionisti, se il termine non è pattuito, si paga entro 30 giorni dal ricevimento della fattura; un termine oltre 60 giorni va pattuito espressamente e provato per iscritto (art. 4, commi 2 e 3, D.Lgs. 231/2002).
Gli interessi di mora decorrono dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di un sollecito (art. 4, comma 1, D.Lgs. 231/2002). Regole in vigore al 26 settembre 2026.

Cosa ci va in uno scadenzario dei pagamenti?

Uno scadenzario dei pagamenti ha sei colonne che contano: senza una di queste il controllo settimanale diventa una ricerca fra le fatture. La regola che le tiene insieme è semplice: una riga per rata, non per fattura. Una fattura pagabile in tre rate occupa tre righe, ciascuna con la sua data e il suo importo. Lo stesso schema serve per le fatture dei fornitori da pagare, che conviene tenere in un elenco separato da quello degli incassi.

Cliente e fattura

Nome del cliente, numero e data della fattura: servono per ritrovare il documento e per scrivere un sollecito preciso.
Condizione di pagamento

A vista, oppure a 30, 60 o 90 giorni da data fattura o fine mese: è la regola concordata da cui si calcolano le date.
Data di scadenza

Una per ogni rata. È la colonna su cui si ordina lo scadenzario e da cui partono promemoria e solleciti.
Importo da incassare

La quota della rata. Se il cliente trattiene la ritenuta d'acconto si parte dal netto a pagare, non dal totale del documento.
Stato e data dell'incasso

Da incassare, incassata o scaduta, con la data reale del pagamento: è il dato che serve anche al commercialista.
Promemoria e solleciti

Quando hai scritto al cliente e cosa ha risposto: evita di mandare due volte lo stesso sollecito o di non mandarlo affatto.

Come si aggiorna lo scadenzario, passo per passo?

01

Crea le righe quando emetti la fattura

Non a fine mese, non quando te ne ricordi

Nel momento in cui la fattura parte hai sotto gli occhi tutto quello che serve: cliente, importo e condizione di pagamento. Calcola subito la data di ogni rata e scrivi una riga per ciascuna. Rimandare questo passaggio è il modo più comune per avere uno scadenzario che non corrisponde alle fatture.

02

Segna l'incasso il giorno in cui arriva

Con la data reale del pagamento

Quando vedi il bonifico sul conto, la rata passa da «da incassare» a «incassata» con la data del pagamento, non con quella della scadenza. Se il cliente paga due rate insieme si chiudono due righe, non una.

03

Controlla le scadenze a data fissa

Per esempio ogni lunedì mattina

Filtra le righe ancora aperte: quelle che scadono nei giorni successivi meritano un promemoria cortese, quelle già scadute un sollecito. Per le seconde conviene partire da un modello di sollecito di pagamento già pronto, e annotare nello scadenzario quando l'hai mandato.

04

Chiudi il mese con il commercialista

Incassato, da incassare e scaduto

A fine mese l'elenco delle rate incassate con la loro data è il dato che serve a chi segue i tuoi conti, in particolare quando il reddito si calcola sugli incassi, come nel regime forfettario. Mandagli sempre la stessa versione del file, non una copia modificata a parte. Gli stessi incassi, insieme ai pagamenti ai fornitori, sono le righe della prima nota di cassa e banca.

Un esempio: una fattura a 30, 60 e 90 giorni con la ritenuta d'acconto

Un professionista in regime ordinario, senza cassa previdenziale in fattura, emette il 15 ottobre 2026 una fattura a un cliente sostituto d'imposta: compenso di 2.500 euro, IVA al 22%, pagamento in tre rate uguali a 30, 60 e 90 giorni data fattura. Il cliente trattiene la ritenuta d'acconto del 20% sul compenso e la versa lui: come si calcola lo spiega la guida alla ritenuta d'acconto e al netto a pagare. I numeri sono di esempio.

1. Il totale non è la cifra da incassare

La fattura vale 3.050 euro: 2.500 di compenso e 550 di IVA. La ritenuta è di 500 euro, quindi il cliente ti paga 2.550 euro. È questa la cifra da dividere in rate.

2. Tre righe da 850 euro, non una

Contando i giorni dal 15 ottobre 2026 le scadenze sono il 14 novembre 2026, il 14 dicembre 2026 e il 13 gennaio 2027, ciascuna da 850 euro.

3. Cosa vedi il 16 dicembre

La prima rata è arrivata il 12 novembre: 850 euro incassati. La seconda è scaduta da due giorni: è il momento del sollecito. La terza è da incassare. Restano aperti 1.700 euro.

Perché lo scadenzario in Excel prima o poi si rompe?

Ogni riga del foglio è una copia di dati che esistono già nella fattura. Ogni copia è un punto in cui un importo o una data possono differire, e una nota di credito o una fattura corretta non aggiornano il foglio da sole.

Si scrive la scadenza della prima rata e il totale, e le altre due spariscono dal radar. Il foglio mostra la fattura «scaduta» o «pagata», mai il pezzo che manca davvero.

Con la ritenuta d'acconto il cliente paga meno del totale della fattura. Se nel foglio c'è il totale, la fattura sembra pagata in parte per sempre, e il residuo inesistente finisce nei conti di fine anno. E il netto a pagare non è l'importo «al netto di IVA»: la differenza è spiegata nella guida su al netto di IVA, oltre IVA e IVA inclusa.

Le scadenze a fine mese e a 60 o 90 giorni richiedono formule, per esempio FINE.MESE in Excel, ripetute su ogni riga. Basta una cella scritta a mano sopra la formula perché una data resti sbagliata senza che nessuno se ne accorga.

Uno scadenzario in Excel non manda promemoria: funziona solo se qualcuno lo apre a data fissa. Quando il controllo salta, i solleciti partono in ritardo o non partono, e intanto circolano due versioni del file, la tua e quella mandata al commercialista.

Cosa fare adesso

Riprendi le fatture ancora aperte e scrivi una riga per ogni rata, con la scadenza calcolata dalla condizione di pagamento e l'importo netto: è la base di partenza, qualunque strumento userai poi.
Scegli un giorno fisso della settimana per il controllo delle scadenze e annota ogni promemoria e ogni sollecito che mandi.
Se vuoi smettere di ricopiare le scadenze: in OreFattura le rate nascono all'emissione della fattura dalla condizione di pagamento, sul netto a pagare se c'è la ritenuta, e si segnano incassate una per una; promemoria e solleciti partono per email solo verso i clienti per cui li attivi in anagrafica, fra le 8 e le 20. Se lo condividi, lo stesso scadenzario lo vede il tuo commercialista nella sua area gratuita per il commercialista.

Domande frequenti sullo scadenzario

Il Vocabolario Treccani registra la voce «scadenzario», con la forma antica «scadenzière», e non riporta «scadenziario». Una scheda di consulenza linguistica dell'Accademia della Crusca del 2022 ricorda che il suffisso -ario si aggiunge di norma alla radice della parola di base: scadenz-a, scadenz-ario. Nei documenti di lavoro conviene quindi scrivere «scadenzario».

Lo scadenzario dei pagamenti riguarda i soldi fra te, i tuoi clienti e i tuoi fornitori: rate da incassare e fatture da pagare. Lo scadenzario fiscale è il calendario degli adempimenti e dei versamenti verso il fisco, come quello che l'Agenzia delle Entrate pubblica sul proprio sito. Servono entrambi, ma conviene non mescolarli nello stesso elenco.

Non come registro obbligatorio: il forfettario è esonerato dalla tenuta delle scritture contabili (art. 1, comma 69, L. 190/2014). Gli serve comunque, perché il suo reddito si calcola sugli incassi dell'anno (comma 64): una rata di dicembre pagata a gennaio conta nell'anno successivo. Dal 1° gennaio 2027 questi commi passano agli articoli 232-243 del testo unico delle imposte sui redditi (D.Lgs. 117/2026). Il resto è nella guida alla contabilità del regime forfettario.

Nel termine concordato. Se il termine non è stato pattuito, fra imprese, professionisti compresi, si paga entro 30 giorni dal ricevimento della fattura (art. 4, comma 2, D.Lgs. 231/2002). Fra imprese si può concordare un termine più lungo, ma oltre 60 giorni va pattuito espressamente, non deve essere gravemente iniquo per il creditore e va provato per iscritto (art. 4, comma 3).

Fra imprese, professionisti compresi, sull'importo scaduto decorrono gli interessi di mora dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di costituzione in mora (art. 4, comma 1, D.Lgs. 231/2002). Se il pagamento è a rate, interessi e risarcimento si calcolano solo sulle rate scadute (art. 4, comma 7), e al creditore spettano anche 40 euro forfettari per i costi di recupero (art. 6). Queste regole riguardano i rapporti fra imprese e con la Pubblica Amministrazione, non i consumatori.

Vuoi che le scadenze nascano insieme alla fattura?

Guarda come si passa dalla fattura emessa alle rate da incassare, senza un foglio da ricopiare a parte.

Emissione, trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI) e incassi rata per rata, nello stesso posto.

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