Prima nota: cos'è, come si compila ed esempio per un professionista
La prima nota è il registro in ordine di data dei soldi che entrano ed escono dalla cassa e dal conto: data, descrizione, entrate, uscite, conto e saldo. Cosa ci va, come si compila, chi la tiene, che differenza c'è con la partita doppia e un mese di esempio di un professionista con incassi a rate, un fornitore, un F24 e una spesa, con i saldi rifatti.
La prima nota è il diario del denaro, non la contabilità
Cosa ci scrivi, come la compili e un mese di esempio di un professionista, con i saldi di cassa e banca rifatti riga per riga.
Cos'è la prima nota?
La prima nota è il registro in cui si annotano, in ordine di data, tutti i soldi che entrano e che escono dalla cassa e dal conto in banca: per ogni movimento la data, una descrizione, l'importo in entrata o in uscita, il conto toccato e il saldo che ne risulta. Serve a sapere in ogni momento quanto denaro c'è e da dove è passato, e dà al commercialista i movimenti da cui partire. Non è un registro che la legge chiama per nome: per i professionisti non forfettari la norma chiede un registro cronologico di compensi e spese (art. 19 DPR 600/1973), che una prima nota tenuta bene aiuta a compilare. Si tiene con meno fatica se gli incassi arrivano già dalle fatture emesse, con un software di fatturazione che registra gli incassi rata per rata.
In sintesi
- La prima nota è il registro cronologico dei movimenti di cassa e di banca: entrate, uscite e saldo, movimento per movimento.
- Le colonne tipiche sono sei: data, descrizione, entrate, uscite, conto (cassa o banca) e saldo.
- Non è partita doppia: registra il denaro che si muove, non i costi e i ricavi di competenza né l'IVA.
- Per i professionisti non forfettari la legge chiede un registro cronologico delle somme percepite e delle spese (art. 19 DPR 600/1973, dal 1° gennaio 2027 art. 26 del D.Lgs. 141/2026); il forfettario è esonerato dalle scritture contabili (art. 1, comma 69, L. 190/2014).
- Il controllo che conta: il saldo della prima nota coincide con l'estratto conto e con i contanti in cassa. Regole verificate al 1° ottobre 2026.
Quali colonne ha la prima nota e cosa ci va?
Una prima nota si legge da sinistra a destra: quando è successo, cosa, quanto e dove. Le colonne sono le stesse su un quaderno, in un foglio di calcolo o in un programma; cambia solo quanto c'è da ricopiare. Una regola vale sempre: un movimento, una riga, con un solo importo, in entrata o in uscita.
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Data
Il giorno in cui il denaro si muove davvero: l'accredito del bonifico, non la data della fattura.
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Descrizione
Chi ha pagato o chi è stato pagato, per cosa e con quale documento: «Rata 1 di 2, fattura 18/2026, cliente Alfa».
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Entrate
L'importo arrivato. Se il cliente ha trattenuto la ritenuta d'acconto, si scrive il netto incassato.
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Uscite
L'importo uscito: fornitori, F24, spese dell'attività, prelievi per uso personale.
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Cassa o banca
Il conto toccato: la cassa per i contanti, il conto corrente o la carta per il resto. Ogni conto ha il suo saldo.
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Saldo
Saldo precedente più entrate meno uscite. A fine mese coincide con l'estratto conto e con i contanti contati.
Come si compila la prima nota, passo per passo?
Parti dal saldo iniziale
Uno per ogni conto
Il primo giorno scrivi quanto c'è sul conto corrente secondo l'estratto conto e quanti contanti hai in cassa. Se il saldo di partenza è sbagliato, sono sbagliati tutti quelli che seguono.
Registra ogni movimento il giorno in cui avviene
Un movimento, una riga, in ordine di data
Incassi, pagamenti, prelievi e versamenti si annotano con la descrizione e il documento di riferimento. Le fatture emesse e non ancora pagate non vanno in prima nota: si seguono nello scadenzario dei pagamenti fino all'incasso.
Tratta i giroconti a parte
Prelievi, versamenti, passaggi fra conti
Un prelievo dal conto per la cassa non è né un'entrata né un'uscita dell'attività: sposta denaro da un conto all'altro. Si scrive come uscita da un conto ed entrata nell'altro, e il totale non cambia.
Ricalcola il saldo dopo ogni riga
Separato per cassa e banca
Saldo precedente più entrate meno uscite, conto per conto. In un foglio di calcolo è una formula sola, copiata riga per riga.
Quadra con l'estratto conto
A fine settimana o a fine mese
Confronta il saldo della banca con l'estratto conto e quello della cassa con i contanti. Se non tornano, manca un movimento o ce n'è uno scritto due volte: conviene cercarlo subito, finché il mese è fresco.
Che differenza c'è fra prima nota, registri obbligatori e partita doppia?
La prima nota segue il denaro; i registri previsti dalla legge e la partita doppia servono a calcolare reddito e imposte. Spesso si alimentano a vicenda, ma non sono la stessa cosa. La tabella mette a confronto i tre strumenti con le regole in vigore al 1° ottobre 2026. Quali registri tieni dipende dal regime: le regole per imprese e professionisti sono nella guida su contabilità ordinaria e semplificata.
| Prima nota | Registro di compensi e spese | Partita doppia | |
|---|---|---|---|
| Cos'è | Registro interno dei movimenti di cassa e di banca | Registro cronologico delle somme percepite e delle spese che si deducono (art. 19 DPR 600/1973; dal 1° gennaio 2027 art. 26 D.Lgs. 141/2026) | Metodo che registra ogni operazione in dare e in avere su almeno due conti |
| Chi la tiene | Chiunque voglia sapere quanto denaro ha e dove è passato: la legge non la chiama per nome | Professionisti non forfettari | Chi tiene la contabilità ordinaria, con libro giornale e libro degli inventari (art. 14 DPR 600/1973) |
| Cosa registra | Ogni entrata e uscita di denaro, giroconti compresi | Per ogni incasso importo lordo e netto, ritenuta subita, chi ha pagato, estremi della fattura; poi le spese | Costi, ricavi, crediti, debiti, IVA e movimenti finanziari |
| Quando si registra | Quando il denaro si muove | Quando si incassa o si paga | Per competenza, nella contabilità ordinaria |
| Saldo | Sì, per la cassa e per ogni conto | Non lo chiede la norma | Sì, per ogni conto |
Prima nota, un esempio: il mese di settembre di una consulente
Giulia è una consulente informatica in regime forfettario: non deve tenere scritture contabili, ma tiene la prima nota per sapere quanto ha incassato e quanto le resta sul conto. A settembre incassa due rate di fatture emesse ad agosto, paga un fornitore, versa un F24 e compra cancelleria in contanti. Nel forfettario non ci sono IVA in fattura né ritenuta d'acconto, quindi l'incasso coincide con l'importo della rata. Nomi, date e importi sono di esempio.
| Data | Descrizione | Conto | Entrate | Uscite | Saldo banca | Saldo cassa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/09 | Saldo iniziale | — | 4.200,00 | 150,00 | ||
| 03/09 | Fornitore hosting, fattura n. 812 | Banca | 122,00 | 4.078,00 | 150,00 | |
| 05/09 | Prelievo per la cassa (giroconto) | Banca → cassa | 3.978,00 | 250,00 | ||
| 10/09 | Cliente Alfa, rata 1 di 2, fattura 18/2026 | Banca | 1.500,00 | 5.478,00 | 250,00 | |
| 18/09 | Cancelleria, scontrino | Cassa | 23,50 | 5.478,00 | 226,50 | |
| 25/09 | Cliente Beta, rata 1 di 3, fattura 21/2026 | Banca | 800,00 | 6.278,00 | 226,50 | |
| 30/09 | F24, importo comunicato dal commercialista | Banca | 640,00 | 5.638,00 | 226,50 | |
| 30/09 | Totali del mese e saldi finali | 2.300,00 | 785,50 | 5.638,00 | 226,50 |
1. Entrate del mese: 2.300,00 euro
Le due rate incassate: 1.500,00 da Alfa e 800,00 da Beta. Le altre rate delle due fatture restano nello scadenzario finché non arrivano.
2. Uscite del mese: 785,50 euro
Fornitore 122,00, cancelleria 23,50 e F24 640,00. Il prelievo di 100,00 euro non conta: è un giroconto, toglie dalla banca quello che aggiunge alla cassa.
3. Saldo finale: 5.864,50 euro
4.350,00 di partenza più 2.300,00 meno 785,50. Diviso per conto: 5.638,00 in banca, da confrontare con l'estratto conto, e 226,50 in cassa, da contare.
Quali errori si fanno più spesso nella prima nota?
La prima nota registra il denaro quando arriva. Una fattura emessa e non pagata è un credito: si segue nello scadenzario, non fra le entrate. Per il forfettario è lo stesso criterio di cassa che decide il reddito dell'anno, come spiega la guida alla contabilità del regime forfettario.
Se il cliente è sostituto d'imposta e ti paga al netto della ritenuta d'acconto, in prima nota entra il netto, perché è quello che arriva sul conto. La ritenuta resta un dato della fattura: il registro dei professionisti la chiede accanto all'importo incassato (art. 19 DPR 600/1973).
Prelievi dal conto per la cassa, versamenti di contanti, passaggi fra due conti: se li conti come entrate e uscite i totali del mese si gonfiano, anche se i saldi tornano. Nell'esempio il prelievo di 100,00 euro sposta denaro e basta.
«Bonifico 640,00» non dice nulla a distanza di mesi. Chi ha pagato o chi è stato pagato, per cosa e con quale documento: senza questi tre dati a fine anno non si distinguono le spese dell'attività dai prelievi personali.
Ricostruire dodici mesi dagli estratti conto vuol dire indovinare a cosa si riferisce ogni bonifico. Una quadratura a settimana o a mese tiene la differenza piccola e la causa facile da trovare.
Cosa fare adesso
- Apri la prima nota con il saldo di oggi di ogni conto, preso dall'estratto conto e dalla cassa, e da qui in avanti registra ogni movimento con data, descrizione e conto.
- Scegli un momento fisso, per esempio il venerdì, per quadrare i saldi con l'estratto conto e segnare come incassate le rate arrivate.
- Chiedi al tuo commercialista in che forma gli servono i movimenti. In OreFattura la prima nota raccoglie in ordine di data gli incassi delle rate, i pagamenti ai fornitori e i movimenti che registri a mano, si esporta in CSV e lo studio la consulta nella sua area gratuita per il commercialista; registri IVA e dichiarativi restano allo studio.
Domande frequenti sulla prima nota
Non con questo nome: le norme sulle scritture dei professionisti e delle imprese in contabilità semplificata non la chiamano «prima nota». Sono obbligatori i registri del tuo regime: per i professionisti non forfettari il registro cronologico delle somme percepite e delle spese (art. 19 DPR 600/1973, dal 2027 art. 26 D.Lgs. 141/2026), per le imprese in semplificata i registri di incassi e pagamenti o i registri IVA (art. 18 DPR 600/1973). Il forfettario è esonerato dalle scritture contabili.
No: il forfettario è esonerato dalla registrazione e dalla tenuta delle scritture contabili (art. 1, comma 69, L. 190/2014). Conviene però tenerla lo stesso, perché il reddito del forfettario si calcola sugli incassi dell'anno: la prima nota è il modo più semplice per sapere quanto hai incassato e quando.
Nessuna nel metodo: sono la stessa prima nota divisa per conto. La cassa raccoglie i movimenti in contanti, la banca quelli del conto corrente, e ognuna ha il suo saldo, da confrontare con i contanti presenti e con l'estratto conto. Prelievi e versamenti spostano denaro dall'una all'altra senza cambiare il totale.
Sì: basta un foglio con le sei colonne e la formula del saldo, saldo precedente più entrate meno uscite. Il limite è che ogni incasso va ricopiato a mano dalla fattura e dall'estratto conto: conviene tenerla dove registri già gli incassi e quadrarla ogni settimana.
No. La prima nota registra i movimenti di denaro; partita doppia, registri IVA, liquidazioni e dichiarazioni sono un'altra cosa e li segue chi tiene la tua contabilità. Una prima nota completa e quadrata gli consegna però i movimenti già in ordine, con il riferimento a ogni fattura.
Vuoi che gli incassi arrivino in prima nota dalle fatture?
Le rate nascono con la fattura elettronica, si segnano incassate una per una e finiscono nella prima nota insieme ai pagamenti ai fornitori.
Prova di 14 giorni; si disdice quando si vuole e l'accesso resta fino alla fine del periodo pagato.
