Contabilità ordinaria e semplificata: le differenze e il regime per cassa
Chi esce dal forfettario o apre un'impresa sotto le soglie di ricavi tiene la contabilità semplificata e calcola il reddito per cassa; l'ordinaria è obbligatoria per le società di capitali e per chi supera 500.000 o 800.000 euro, e si può scegliere per almeno tre anni. Registri, criterio di cassa, le tre modalità di tenuta, il caso dei professionisti e cosa cambia dal 2027.
Uscire dal forfettario non significa passare alla contabilità ordinaria
Chi resta sotto le soglie di ricavi tiene la semplificata e calcola il reddito su incassi e pagamenti; l'ordinaria tocca alle società di capitali, a chi supera le soglie e a chi la sceglie.
Qual è la differenza tra contabilità ordinaria e semplificata?
La contabilità semplificata è il regime naturale di ditte individuali e società di persone che nell'anno precedente non hanno superato 500.000 euro di ricavi nei servizi o 800.000 euro nelle altre attività (art. 18 DPR 600/1973): bastano i registri IVA o i registri di incassi e pagamenti, e il reddito si calcola per cassa, su quanto incassato e pagato nell'anno (art. 66 TUIR). La contabilità ordinaria richiede libro giornale, libro degli inventari, scritture ausiliarie e bilancio (artt. 14 e 15 DPR 600/1973) e segue il criterio di competenza. È obbligatoria per le società di capitali e per chi supera le soglie, e chi è in semplificata può sceglierla per almeno tre anni. Un'impresa che esce dal forfettario e resta sotto soglia entra nella semplificata senza comunicazioni. Se preferisci non occupartene da solo, puoi chiedere la tenuta della contabilità a uno studio commercialistico.
In sintesi
- La contabilità semplificata vale per ditte individuali e società di persone con ricavi dell'anno precedente fino a 500.000 euro nei servizi o 800.000 euro nelle altre attività (art. 18, comma 1, DPR 600/1973, soglie in vigore dal 1º gennaio 2023).
- In semplificata il reddito si calcola per cassa: ricavi incassati meno spese pagate nell'anno, con regole proprie per ammortamenti e plusvalenze (art. 66 TUIR, dal 2017).
- La contabilità ordinaria richiede libro giornale, libro degli inventari, registri IVA e scritture ausiliarie (art. 14 DPR 600/1973) ed è obbligatoria per le società di capitali.
- Chi è in semplificata può optare per l'ordinaria: la scelta vale per l'anno in cui la fa e per i due successivi (art. 18, comma 8).
- Dal 1º gennaio 2027 le stesse regole, con le stesse soglie, passano nel testo unico adempimenti e accertamento (D.Lgs. 141/2026, art. 23). Regole verificate al 17 settembre 2026.
Cosa cambia in pratica tra contabilità semplificata e ordinaria?
La differenza non è solo nel numero dei registri. Cambiano chi può usare ciascun regime, il momento in cui un ricavo conta per le imposte e il modo in cui si entra o si esce. La tabella mette a confronto le regole in vigore al 17 settembre 2026, con gli articoli di riferimento.
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Chi la tiene
Ditte individuali e società di persone restano in semplificata sotto 500.000 euro di ricavi nei servizi e 800.000 nelle altre attività (art. 18 DPR 600/1973).
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Cassa o competenza
In semplificata i ricavi contano quando sono incassati (art. 66 TUIR); in ordinaria contano per competenza.
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Registri
In semplificata bastano i registri IVA o quelli di incassi e pagamenti; in ordinaria servono libro giornale e libro degli inventari (art. 14 DPR 600/1973).
| Contabilità semplificata | Contabilità ordinaria | |
|---|---|---|
| Chi la tiene | Ditte individuali e società di persone sotto soglia (art. 18 DPR 600/1973) | Società di capitali ed enti commerciali sempre; ditte e società di persone oltre soglia o per scelta (artt. 13 e 18) |
| Soglia di ricavi | Anno precedente fino a 500.000 euro nei servizi, 800.000 euro nelle altre attività | Nessuna |
| Registri | Registri IVA, oppure registri degli incassi e dei pagamenti | Libro giornale, libro degli inventari, registri IVA, scritture ausiliarie e di magazzino (art. 14) |
| Quando conta un ricavo | Quando è incassato; ammortamenti, leasing e plusvalenze seguono regole proprie (art. 66 TUIR) | Per competenza |
| Inventario e bilancio | No; il registro dei beni ammortizzabili serve per dedurre gli ammortamenti | Sì (art. 15) |
| Come si entra | Automaticamente, senza comunicazioni | Superando le soglie, oppure con opzione per almeno tre anni comunicata nella dichiarazione IVA |
Come si tengono i registri nella contabilità semplificata per cassa?
Registri degli incassi e dei pagamenti
Prima modalità: accanto ai registri IVA
L'articolo 18, comma 2, del DPR 600/1973 chiede di annotare in ordine cronologico ogni incasso, con importo, dati di chi paga ed estremi della fattura, e in un registro diverso le spese con la data di pagamento. Per la circolare 11/E del 2017 i dati di chi paga si possono ridurre al codice fiscale e le annotazioni vanno fatte entro 60 giorni dall'incasso o dal pagamento.
Registri IVA con i mancati incassi
Seconda modalità: niente registri in più
I registri IVA sostituiscono quelli degli incassi e dei pagamenti se vi si annotano a parte le operazioni non soggette a IVA (comma 4). Le fatture non incassate o non pagate nell'anno di registrazione si riportano come importo complessivo, e si annotano di nuovo nell'anno in cui arriva l'incasso o si fa il pagamento.
Registri IVA con presunzione di incasso
Terza modalità: opzione vincolante per almeno tre anni
Con l'opzione del comma 5 non si annotano incassi e pagamenti: la data di registrazione del documento vale come data di incasso o di pagamento, anche quando il denaro si muove in un altro anno. L'opzione vincola per almeno un triennio e si comunica nella prima dichiarazione annuale IVA successiva alla scelta (circolare 11/E, par. 6.5).
Le voci che non seguono la cassa
Entro il termine della dichiarazione dei redditi
Qualunque modalità si scelga, i componenti di reddito diversi da incassi e pagamenti si annotano nei registri entro il termine della dichiarazione dei redditi (comma 3). Gli ammortamenti si deducono solo se si tiene il registro dei beni ammortizzabili (art. 66, comma 2, TUIR).
Contabilità semplificata per cassa: un esempio con una fattura a cavallo d'anno
Un'impresa individuale in contabilità semplificata emette il 15 dicembre 2025 una fattura da 10.000 euro di imponibile, la registra ai fini IVA a dicembre e il cliente la paga il 20 gennaio 2026. L'anno in cui quel ricavo entra nel reddito dipende dalla modalità scelta per i registri (art. 18, commi 2, 4 e 5, DPR 600/1973). Date e importi sono di esempio.
1. Registri degli incassi: ricavo nel 2026
Il ricavo si annota il giorno dell'incasso, il 20 gennaio 2026, e i 10.000 euro concorrono al reddito del 2026.
2. Registri IVA con mancati incassi: ricavo nel 2026
A fine 2025 la fattura, già registrata ai fini IVA, si riporta fra i mancati incassi. Nel 2026, quando il cliente paga, si annota come ricavo: il reddito resta nel 2026.
3. Presunzione di incasso: ricavo nel 2025
Con l'opzione del comma 5 conta la data di registrazione: i 10.000 euro entrano nel reddito del 2025, anche se il pagamento arriva a gennaio.
Quali errori si fanno nel passaggio fra forfettario, semplificata e ordinaria?
Per un'impresa che resta sotto le soglie la semplificata è il regime naturale: non va chiesta né comunicata (circolare 11/E del 2017, par. 6.6). È l'ordinaria, semmai, che richiede una scelta, da comunicare nella dichiarazione IVA.
Gli 85.000 euro riguardano l'accesso al forfettario, mentre 500.000 e 800.000 euro sono i limiti della contabilità semplificata. Chi supera il primo non finisce per questo in ordinaria: vedi cosa succede quando superi il limite del forfettario.
L'opzione che fa coincidere la data di registrazione con quella dell'incasso vincola per almeno tre anni (art. 18, comma 5, DPR 600/1973). Conviene valutarla sapendo che una fattura registrata a dicembre e pagata a gennaio pesa sul reddito dell'anno prima.
Nella semplificata ammortamenti, canoni di leasing e plusvalenze seguono le proprie regole, non il pagamento. Gli ammortamenti si deducono solo se si tiene il registro dei beni ammortizzabili (art. 66, comma 2, TUIR).
Cosa fare adesso
- Controlla i ricavi dell'anno precedente e se la tua attività prevalente sono i servizi o altro: è il dato che decide fra 500.000 e 800.000 euro. Se svolgi entrambe e non annoti i ricavi separatamente, valgono le attività diverse dai servizi (art. 18, comma 1).
- Decidi con chi segue i tuoi adempimenti quale modalità usare per i registri, ricordando che la presunzione di incasso vincola per tre anni. In ogni caso serve la data di ogni incasso: in OreFattura gli incassi si registrano accanto alle fatture emesse e l'XML di ogni fattura si scarica per chi tiene i registri, che è il passaggio finale di come le ore lavorate diventano una fattura elettronica.
- Se hai una società o stai valutando l'ordinaria, fai verificare la scelta prima della dichiarazione IVA in cui va comunicata.
Domande frequenti sulla contabilità ordinaria e semplificata
No. Le società soggette all'imposta sul reddito delle società sono obbligate alle scritture contabili (art. 13 DPR 600/1973) e l'esonero dell'articolo 18 riguarda solo società di persone e imprenditori individuali. Una SRL tiene quindi la contabilità ordinaria, a prescindere dai ricavi. Per le imposte che ne derivano vedi quali imposte paga una SRL e quando.
Se prevede ricavi entro le soglie può tenere la semplificata dal primo anno, senza comunicazioni (art. 18, comma 9, DPR 600/1973). Se ha i requisiti del forfettario, quello è il suo regime naturale: per applicare la semplificata deve esprimere un'opzione (circolare 11/E del 2017, par. 6.6).
L'esonero dalla contabilità ordinaria vale per l'anno successivo a quello in cui i ricavi restano nei limiti, e si rinnova di anno in anno (art. 18, commi 1 e 7). Se superi la soglia, dall'anno seguente tieni la contabilità ordinaria.
Ha effetto dall'inizio dell'anno in cui la eserciti e dura fino alla revoca, ma in ogni caso copre quell'anno e i due successivi (art. 18, comma 8, DPR 600/1973). Si applica di fatto tenendo l'ordinaria e si comunica nel quadro VO della dichiarazione IVA (circolare 11/E, par. 6.6).
No. Le soglie dell'articolo 18 valgono per le imprese: i professionisti annotano compensi e spese in un registro (art. 19 DPR 600/1973), che può essere sostituito dai registri IVA, e possono optare per l'ordinaria per almeno tre anni (art. 3 DPR 695/1996). Il reddito di lavoro autonomo si calcola comunque sui compensi percepiti e sulle spese sostenute nell'anno (art. 54 TUIR). Per seguire giorno per giorno compensi incassati e spese pagate si usa spesso la prima nota: cos'è e come si compila lo spiega la guida alla prima nota con un esempio per professionisti.
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