Come fare una fattura elettronica: i dati, il file XML e l'invio al SdI, passo per passo
Guida passo per passo alla fattura elettronica: i dati obbligatori dell'art. 21 DPR 633/1972, il codice destinatario o 0000000 per i privati, il file XML con tipo documento TD01, le strade per trasmetterlo al SdI (servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate, software o intermediario), le ricevute di consegna, impossibilità di recapito e scarto, i termini di emissione. Vale per regime ordinario e forfettario.
Una fattura elettronica è una fattura normale, scritta in XML e consegnata dal SdI
Quali dati servono, come si prepara il file, quali strade ci sono per inviarlo e cosa fare con le ricevute: la procedura vale per regime ordinario e forfettario, per clienti con partita IVA e per privati.
Come si fa una fattura elettronica?
Per fare una fattura elettronica si compilano i dati obbligatori dell'articolo 21 del DPR 633/1972 in un file XML e lo si trasmette al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, che controlla il file e lo recapita al cliente. Una fattura mandata al cliente fuori dal SdI, per esempio in PDF per email, si considera non emessa. Prima di iniziare servono i dati del cliente e il suo indirizzo telematico: il codice destinatario o la PEC dove riceve le fatture, oppure 0000000 se è un privato. Il file si prepara e si invia gratis con i servizi dell'Agenzia delle Entrate, oppure con un software di fatturazione elettronica che trasmette al SdI o tramite un intermediario. Dopo l'invio conta la ricevuta del SdI: consegna o impossibilità di recapito vogliono dire fattura emessa, lo scarto vuol dire fattura da correggere e rinviare.
In sintesi
- La fattura elettronica è un file XML trasmesso al SdI: se arriva al cliente in altra forma o per altra via si considera non emessa (guida dell'Agenzia delle Entrate, dicembre 2025).
- I dati minimi sono quelli dell'art. 21, comma 2, DPR 633/1972: data e numero, dati e partita IVA di chi emette e del cliente (il codice fiscale se il cliente è un privato), descrizione, imponibile, aliquota e imposta.
- Per una fattura ordinaria il tipo documento è TD01; il codice destinatario ha 7 caratteri, e 0000000 si usa con la PEC del cliente, per i privati o quando il cliente non ha comunicato nulla.
- La fattura si emette entro 12 giorni dall'operazione; la differita, per più operazioni dello stesso mese verso lo stesso cliente, entro il 15 del mese successivo (art. 21, comma 4).
- Il SdI risponde con una ricevuta di consegna, di impossibilità di recapito o di scarto; lo scarto arriva entro 5 giorni e la fattura scartata si considera non emessa. Regole in vigore al 24 settembre 2026.
Quali dati servono per fare una fattura elettronica?
I dati di una fattura elettronica sono quelli di qualsiasi fattura: li elenca l'articolo 21, comma 2, del DPR 633/1972, e il SdI verifica che ci siano prima di consegnare il file. Cambia il posto in cui si scrivono, cioè i campi del file XML, e si aggiunge l'indirizzo telematico del cliente. Se il cliente è una persona senza partita IVA, trovi a parte come si compila la fattura elettronica per un privato.
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Chi emette la fattura
Nome e cognome o denominazione, residenza o domicilio e partita IVA (lett. c e d). Nel file si indica anche il regime fiscale: RF01 per l'ordinario, RF19 per il forfettario.
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Il cliente
Stessi dati anagrafici e partita IVA; per chi non agisce nell'esercizio d'impresa, arte o professione, il codice fiscale (lett. e ed f). Un identificativo che non esiste in Anagrafe Tributaria fa scartare la fattura.
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Dove recapitarla
Il codice destinatario di 7 caratteri comunicato dal cliente; oppure 0000000 con la sua PEC; oppure solo 0000000 per un privato o per un cliente che non ha comunicato né codice né PEC.
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Data e numero
La data di emissione e un numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco (lett. a e b). Se l'operazione o il pagamento hanno una data diversa, si indica anche quella (lett. g-bis).
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Cosa hai venduto
Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi (lett. g): una riga per ogni prestazione, anche con aliquote IVA diverse nello stesso documento.
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Imponibile, aliquota e imposta
Arrotondati al centesimo di euro (lett. l). Se l'IVA non si applica, l'aliquota è zero e si indica il codice Natura, per esempio N2.2 nel regime forfettario.
Come si prepara e si invia il file XML, passo per passo?
Scegli con cosa compilarla
Servizi gratuiti dell'Agenzia, un software o un intermediario
L'Agenzia delle Entrate offre gratis tre programmi: la procedura web del portale «Fatture e Corrispettivi», a cui si accede con SPID, CIE, CNS o credenziali Fisconline/Entratel; un software per PC, che funziona anche senza connessione ma serve solo a preparare il file; l'app FatturAE per smartphone e tablet, che prepara e trasmette. Secondo la guida dell'Agenzia sono pensati soprattutto per chi emette poche fatture. In alternativa si usa un software privato o ci si affida a un intermediario.
Compila i dati generali
Tipo documento, numero, data e cliente
Per una fattura ordinaria il tipo documento è TD01 (TD04 è la nota di credito). Il formato di trasmissione è FPR12, quello delle fatture fra soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione. Nella procedura web i tuoi dati arrivano già dall'Anagrafe Tributaria, e partita IVA o codice fiscale del cliente vengono verificati subito.
Inserisci le righe e i totali
Beni e servizi, IVA e dati facoltativi
Ogni riga ha descrizione, quantità, prezzo, aliquota e imposta. L'imposta deve essere uguale ad aliquota per imponibile diviso 100, arrotondata al centesimo, altrimenti il file viene scartato (errore 00421 delle specifiche tecniche). Quando servono si aggiungono ritenuta d'acconto, cassa previdenziale e bollo, poi si conferma l'importo totale del documento.
Salva il file XML
Al SdI va l'XML, non il PDF
Il PDF serve solo a leggere la fattura: il documento fiscale è il file XML, che non può superare 5 MB. La firma digitale non è obbligatoria: per le fatture a soggetti IVA e a consumatori finali il SdI accetta anche file non firmati, e se il file è firmato controlla il certificato.
Trasmettilo al SdI
Quattro strade, anche tramite un terzo
Si carica il file sul portale «Fatture e Corrispettivi», lo si invia direttamente dalla procedura web o da FatturAE, lo si allega a una PEC indirizzata al SdI oppure passa da un canale SFTP o web service accreditato, pensato per chi trasmette grandi volumi. Puoi trasmettere da solo o far trasmettere da un intermediario o da un provider: il SdI accetta la fattura anche da una PEC o da un canale che non sono tuoi.
Cosa succede dopo l'invio: le tre ricevute del SdI
Ricevuto il file, il SdI controlla che ci siano i dati minimi, che partita IVA o codice fiscale del cliente esistano in Anagrafe Tributaria, che il codice destinatario sia compilato, che il file non sia un duplicato e che i conti tornino: con un imponibile di 100 euro e l'aliquota del 22%, l'IVA deve essere 22 euro. Secondo la guida dell'Agenzia delle Entrate controlli e consegna richiedono da pochi minuti a un massimo di 5 giorni, quando le fatture in lavorazione sono moltissime. L'esito arriva sempre con una di queste tre ricevute, che trovi anche nel portale «Fatture e Corrispettivi».
Ricevuta di consegna
Il SdI ha recapitato la fattura all'indirizzo scritto nel file. La ricevuta riporta la data di ricezione del cliente, l'identificativo IdSdI, il nome del file e il codice hash. La fattura è emessa e l'IVA è esigibile alla data scritta in fattura.
Impossibilità di recapito
La PEC del cliente è piena, il suo canale non è attivo o il codice è 0000000: il SdI mette la fattura nell'area riservata del cliente. Per te la fattura è emessa, ma devi avvisare il cliente per email, telefono o altra via.
Ricevuta di scarto
Un controllo non è andato a buon fine: la ricevuta arriva entro 5 giorni con il codice e la descrizione dell'errore. La fattura non è emessa: si corregge e si ritrasmette, e la guida dell'Agenzia consiglia di tenere la stessa data e lo stesso numero.
Quali errori fanno scartare o invalidare una fattura elettronica?
Una fattura preparata in forma diversa dall'XML o inviata senza passare dal SdI si considera non emessa: il fornitore rischia le sanzioni dell'articolo 6 del d.lgs. 471/1997 e il cliente non può detrarre l'IVA. Il PDF va bene come copia, non come fattura.
Se l'identificativo fiscale del cliente non esiste in Anagrafe Tributaria, il SdI scarta la fattura. La procedura web dell'Agenzia lo segnala già durante la compilazione; con altri strumenti conviene copiare i dati da un documento del cliente, non a memoria.
Un codice destinatario inesistente o non attivo fa scartare la fattura. Il codice non si ricava dalla partita IVA: va chiesto al cliente, e ti spieghiamo perché. Se il cliente non te lo dà, si usa 0000000 e lo si avvisa che trova la fattura nella sua area riservata.
La fattura scartata non è mai stata emessa, quindi il suo numero resta libero. La guida dell'Agenzia delle Entrate consiglia di ricompilarla con la stessa data e lo stesso numero, cambiando il nome del file se non usi la procedura web del portale.
Il SdI ricalcola l'imposta di ogni aliquota e il prezzo totale di ogni riga: se il valore nel file si scosta di più di un centesimo di euro dal calcolo previsto dalle specifiche tecniche, il file viene scartato (errori 00421 e 00423). Con aliquota zero serve sempre il codice Natura, altrimenti la fattura viene scartata con l'errore 00400. Quale codice scegliere, da N1 a N7, lo trovi nella guida ai codici natura IVA della fattura elettronica.
Cosa fare adesso
- Prima della prima fattura chiedi a ogni cliente partita IVA o codice fiscale e indirizzo telematico, cioè codice destinatario o PEC, e salvali in anagrafica: sono i dati che fanno scartare più spesso una fattura.
- Scegli la strada in base a quante fatture emetti. Per poche fatture l'anno la procedura web o l'app FatturAE dell'Agenzia delle Entrate bastano e sono gratuite. Se ogni mese fatturi ore o giornate di lavoro, in OreFattura la fattura parte dalle ore registrate o dalla bozza di fattura, il file XML lo genera il software e la trasmissione passa dal canale accreditato di AraLith, senza PEC né certificati: ecco come le ore lavorate diventano una fattura trasmessa al SdI.
- Dopo ogni invio controlla la ricevuta: con uno scarto correggi e ritrasmetti, con un'impossibilità di recapito avvisa il cliente che la fattura è nella sua area riservata.
Domande frequenti su come fare la fattura elettronica
Sì. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente la procedura web del portale «Fatture e Corrispettivi», un software per PC e l'app FatturAE, con cui si prepara il file e lo si trasmette al SdI. Si accede con SPID, CIE, CNS o credenziali Fisconline/Entratel.
Si indica il codice fiscale del cliente al posto della partita IVA e il codice destinatario 0000000, oppure la sua PEC se te la comunica. Il privato trova l'originale nella sua area riservata del sito dell'Agenzia, e tu gli consegni una copia su carta o in PDF. Per le prestazioni sanitarie verso consumatori finali la fattura via SdI è vietata.
Entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione (art. 21, comma 4, DPR 633/1972); per i servizi l'operazione si considera effettuata al pagamento (art. 6, comma 3). Con la fattura differita, le prestazioni dello stesso mese verso lo stesso cliente vanno in un'unica fattura entro il 15 del mese successivo. Una fattura trasmessa oltre il termine non è emessa nei termini: misura della sanzione e riduzioni sono nella guida su sanzioni e ravvedimento per la fattura inviata in ritardo.
No. Per le fatture verso soggetti IVA e consumatori finali il SdI accetta anche file non firmati. Se scegli di firmare il file, il SdI controlla che il certificato di firma sia valido.
Come tutti, con in più alcuni campi: regime fiscale RF19, aliquota IVA zero con natura N2.2, la dicitura con il riferimento alla legge 190/2014 e, quando è dovuto, il bollo. Il dettaglio è nella guida su come si compila la fattura elettronica del forfettario.
Fatturi ogni mese ore, giornate o canoni?
Guarda come un software di fatturazione elettronica pensato per chi vende il proprio tempo porta le ore lavorate fino alla fattura trasmessa al SdI.
Ore, lavori a corpo e canoni del periodo finiscono nella stessa bozza di fattura, che rivedi prima di emettere.
