Timesheet: cos'è, cosa ci va e come diventa la fattura per chi lavora a ore
Il timesheet è il foglio delle ore: per ogni giorno, su quale progetto e cliente hai lavorato, in quale attività e per quanto tempo. Cosa ci va, perché le ore si scrivono in decimali (45 minuti = 0,75) e un esempio svolto: una settimana su due progetti che diventa le righe di una fattura con la tariffa oraria.
Un timesheet tenuto bene è già metà della fattura
Cosa scrivere per ogni ora, perché 45 minuti valgono 0,75 e come una settimana di lavoro su due progetti diventa le righe di una fattura.
Timesheet: cos'è e a cosa serve a chi fattura a ore?
Il timesheet è il foglio delle ore: la registrazione, giorno per giorno, del tempo di lavoro insieme al cliente, al progetto e all'attività a cui è andato. Il termine viene dall'inglese time sheet, letteralmente «foglio del tempo». Per chi vende il proprio tempo, cioè freelance, professionisti, studi e agenzie, il timesheet è la base della fattura: le ore del periodo, convertite in ore decimali e moltiplicate per la tariffa di ogni attività, diventano le righe del documento. Chi cerca invece le presenze dei dipendenti, con timbrature e buste paga, ha bisogno di un sistema di rilevazione presenze: qui si parla di ore da fatturare. Se hai orari di inizio e fine e ti serve solo il totale, puoi calcolare ore e minuti e convertirli in decimali e poi riportare il risultato nel timesheet.
In sintesi
- Un timesheet registra, per ogni voce, data, cliente, progetto, attività, durata e note, più l'indicazione se il tempo è fatturabile o no.
- Si compila meglio ogni giorno in una vista settimanale e si controlla a fine mese, prima di preparare la fattura.
- Le ore vanno in decimali prima di moltiplicarle per la tariffa: minuti diviso 60, quindi 45 minuti = 0,75 e 1 ora e 20 minuti = 1,33.
- L'importo si calcola sui minuti, non sulle ore già arrotondate: 11 ore e 50 minuti a 60 euro l'ora fanno 710,00 euro, mentre 11,83 × 60 dà 709,80.
- Nell'esempio di questo articolo, con i conti rifatti al 28 settembre 2026, una settimana con 19 ore e 20 minuti fatturabili su due progetti diventa due righe di fattura per 1.235,00 euro di imponibile.
Cosa ci va in un timesheet?
Ogni voce di un timesheet risponde a sei domande: quando, per chi, su cosa, facendo che cosa, per quanto tempo e se va in fattura. Se ne manca una, a fine mese la riga non si può fatturare oppure non si può spiegare al cliente.
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Data
Il giorno in cui hai lavorato, non quello in cui lo segni: è la data che decide in quale periodo di fatturazione cade la voce.
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Cliente e progetto
Per chi hai lavorato e su quale lavoro. Due progetti dello stesso cliente possono finire nella stessa fattura, ma vanno tenuti distinti.
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Attività
Sviluppo, analisi, consulenza, formazione: l'attività porta con sé la tariffa, e attività diverse diventano righe di fattura diverse.
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Durata
Il tempo lavorato in ore e minuti, per esempio 2:45. Per fatturare conta la durata, non l'ora in cui hai iniziato o finito.
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Note
Una riga su cosa hai fatto: è quella che ti permette di scrivere una descrizione chiara in fattura e di rispondere se il cliente chiede.
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Fatturabile o no
Riunioni interne, preventivi, correzioni in garanzia: si segnano lo stesso, ma restano fuori dal conto. Servono a capire quanto rende il progetto.
Meglio un timesheet settimanale o mensile?
Il timesheet settimanale serve a compilare, quello mensile a controllare e a fatturare: conviene usarli tutti e due, uno dopo l'altro.
| Settimanale | Mensile | |
|---|---|---|
| Quando si usa | Ogni giorno, per segnare le ore | A fine mese, prima della fattura |
| Cosa mostra | Una colonna per giorno, da lunedì a domenica, con il totale del giorno e della settimana | Il totale del periodo per cliente, progetto e attività |
| Rischio | Basso: la memoria è fresca | Alto se è l'unica vista: le ore si ricostruiscono a memoria |
| Adatto a | Più clienti e progetti in parallelo | Clienti fatturati una volta al mese |
Per confrontare le ore fatturate con il tempo disponibile parti dalle giornate del mese: puoi contare i giorni lavorativi del mese, e ottobre 2026 ne ha 22. Per pianificare l'anno prossimo ci sono i giorni lavorativi del 2027 mese per mese: 254 in tutto, da 19 a gennaio a 22 in sei mesi.
Perché le ore del timesheet si scrivono in decimali?
Le ore del timesheet si scrivono in decimali perché la tariffa è oraria: per moltiplicare il tempo per il prezzo serve un numero in base dieci, e un'ora e 45 minuti non è 1,45 ma 1,75. La regola è una sola: le ore restano intere e i minuti si dividono per 60, con il risultato arrotondato al centesimo.
| Minuti | 10 | 15 | 20 | 30 | 40 | 45 | 50 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| In ore decimali | 0,17 | 0,25 | 0,33 | 0,50 | 0,67 | 0,75 | 0,83 |
Come diventa una fattura il timesheet?
Chiudi il periodo
La settimana, poi il mese concordato con il cliente
Controlla che ogni giorno lavorato abbia le sue voci e che il totale della settimana torni con l'agenda. Correggere il venerdì è più facile che ricostruire tutto a fine mese.
Raggruppa per cliente e attività
Una riga di fattura per attività e tariffa
Somma le durate delle voci fatturabili che hanno la stessa attività e la stessa tariffa. Le ore non fatturabili restano nel timesheet ma non entrano nel conto.
Converti in ore decimali
Minuti diviso 60
Il totale in ore e minuti diventa un numero decimale: 7 ore e 30 minuti sono 7,50. È la quantità che il cliente legge in fattura.
Calcola l'importo
Sui minuti, poi arrotonda al centesimo
Moltiplica i minuti per la tariffa oraria e dividi per 60: 450 minuti a 70 euro l'ora fanno 525,00 euro. Se arrotondi prima la quantità, l'importo si sposta di qualche centesimo.
Scrivi la riga di fattura
Descrizione, quantità, prezzo unitario e importo
La descrizione dice che cosa è stato fatto e in quale periodo, così il cliente riconosce la riga senza dover chiedere il dettaglio giorno per giorno. Tutto il resto del documento, dai dati delle parti al numero e alla data, lo vedi in un esempio di fattura compilata campo per campo.
Un esempio svolto: dalla settimana di ore alla fattura
Una consulente lavora per un solo cliente su due progetti: il nuovo sito, con l'attività Sviluppo a 60 euro l'ora, e il gestionale di magazzino, con l'attività Analisi a 70 euro l'ora. Questo è il suo timesheet della settimana da lunedì 21 a venerdì 25 settembre 2026; tariffe e ore sono di esempio.
| Giorno | Progetto | Attività | Durata | Note |
|---|---|---|---|---|
| Lun 21/9 | Nuovo sito | Sviluppo | 3:30 | Pagina servizi |
| Lun 21/9 | Gestionale magazzino | Analisi | 1:45 | Flusso dei resi |
| Mar 22/9 | Nuovo sito | Sviluppo | 4:15 | Modulo contatti |
| Mer 23/9 | Gestionale magazzino | Analisi | 2:30 | Inventario |
| Mer 23/9 | Nuovo sito | Riunione di avanzamento | 0:45 | Non fatturabile |
| Gio 24/9 | Nuovo sito | Sviluppo | 2:45 | Correzioni dopo la riunione |
| Gio 24/9 | Gestionale magazzino | Analisi | 3:15 | Specifiche per lo sviluppo |
| Ven 25/9 | Nuovo sito | Sviluppo | 1:20 | Pubblicazione |
| Totale della settimana | 20:05 | |||
1. Totali per attività
Sviluppo: 3:30 + 4:15 + 2:45 + 1:20 = 11 ore e 50 minuti. Analisi: 1:45 + 2:30 + 3:15 = 7 ore e 30 minuti. La riunione di 45 minuti resta fuori: le ore fatturabili sono 19 e 20 minuti su 20 ore e 5 minuti lavorate.
2. In ore decimali
Sviluppo: 11 + 50 ÷ 60 = 11,83 ore. Analisi: 7 + 30 ÷ 60 = 7,50 ore. Totale fatturabile: 19,33 ore, pari a 2,42 giornate da 8 ore.
3. Righe di fattura
Sviluppo del sito: 11,83 ore a 60 euro = 710,00 euro, calcolati sui 710 minuti. Analisi del gestionale: 7,50 ore a 70 euro = 525,00 euro. Imponibile: 1.235,00 euro, prima di IVA, contributi o ritenuta secondo il tuo regime.
Quali errori si fanno più spesso con il timesheet?
Nel timesheet 1:45 vuol dire un'ora e tre quarti, cioè 1,75 in decimali. Se in fattura scrivi 1,45, a ogni voce di questo tipo lasci fuori 18 minuti di lavoro.
Moltiplicare 11,83 ore per 60 euro dà 709,80 euro, mentre il valore esatto di 11 ore e 50 minuti è 710,00. Calcola sui minuti e arrotonda al centesimo solo l'importo finale.
Le ore ricostruite dopo settimane perdono i lavori brevi: telefonate, correzioni, piccole richieste del cliente. Pochi minuti a fine giornata costano meno di un mese da ricostruire.
Se registri solo il tempo fatturato non sai quanto ti costa davvero un progetto. Riunioni interne e preventivi si segnano come non fatturabili: servono a calcolare la marginalità di un canone o di un progetto.
Una nota vaga diventa una riga di fattura che il cliente non riconosce e che ti chiederà di spiegare. Scrivi attività e oggetto: «Sviluppo modulo contatti», «Analisi flusso dei resi».
Cosa fare adesso
- Scegli le colonne e tienile fisse: data, cliente, progetto, attività, durata, note e una colonna per dire se il tempo è fatturabile. La tabella dell'esempio qui sopra è già un modello da cui partire.
- Fissa la tariffa di ogni attività prima di iniziare il lavoro e segna le ore ogni giorno in ore e minuti: la conversione in decimali si fa una volta sola, a fine periodo.
- Tieni ore e fatture nello stesso posto. In OreFattura, il software italiano che porta le ore lavorate fino alla fattura elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI), il timesheet è la vista settimanale da lunedì a domenica dove carichi le ore di ogni giorno con progetto, attività, durata e note. A fine periodo scegli cliente e periodo, e le attività maturate e non ancora fatturate diventano le righe della bozza di fattura, che controlli e trasmetti al SdI. È il percorso dalle ore registrate alla fattura elettronica.
Domande frequenti sul timesheet
Un modello di timesheet è una tabella con sette colonne: data, cliente, progetto, attività, durata, note e fatturabile sì o no. Basta un foglio di calcolo con una riga per ogni attività svolta in un giorno, e la tabella dell'esempio in questo articolo si può riprendere così com'è. Per i totali conviene sommare i minuti e convertirli in decimali solo alla fine.
Il timesheet si manda al cliente quando lo chiede o quando l'accordo lo prevede, di solito come dettaglio a parte. La fattura riporta la descrizione della prestazione, la quantità e il prezzo; l'elenco completo dei campi è nella guida su quali dati servono in una fattura elettronica.
Le ore del timesheet si trasformano in giornate dividendo il tempo lavorato per la durata di una giornata concordata con il cliente. Con giornate da 8 ore, 19 ore e 20 minuti sono 1.160 minuti diviso 480, cioè 2,42 giornate; con giornate da 7 ore e mezza diventano 2,58.
Un timesheet si compila ogni giorno, a fine lavoro o dopo ogni attività, e si controlla a fine settimana. Compilarlo solo a fine mese è possibile, ma le attività brevi si perdono e le descrizioni in fattura diventano più vaghe.
L'arrotondamento delle ore in fattura dipende dall'accordo con il cliente: c'è chi fattura il minuto esatto e chi arrotonda al quarto d'ora o alla mezz'ora. Qualunque regola scegli, scrivila nel preventivo e applicala al totale del periodo, non alle singole voci, altrimenti gli arrotondamenti si sommano.
Le ore della settimana sono già la tua prossima fattura
Quando timesheet, progetti e fatture stanno nello stesso posto, le ore segnate diventano righe della bozza di fattura senza ricopiarle da un foglio.
Prova di 14 giorni, la carta serve per attivare la sottoscrizione, la disdetta si fa in autonomia e l'accesso resta fino alla fine del periodo pagato.
