Modello di fattura: cosa deve contenere, un esempio compilato e perché in Word non basta più
Un modello di fattura deve riportare i dati dell'art. 21 DPR 633/1972: data, numero, dati e partita IVA delle parti, descrizione, imponibile, aliquota e imposta. Qui trovi un esempio compilato di un professionista in regime ordinario con IVA 22%, rivalsa INPS e ritenuta, la variante forfettaria con N2.2 e bollo, e perché dal 2019 fra partite IVA il modello Word è solo un esempio: la fattura è l'XML inviato al SdI.
Il modello di fattura ti dice cosa scrivere; fra partite IVA la fattura è il file XML inviato al SdI
I dati obbligatori dell'articolo 21, un esempio compilato in regime ordinario e uno forfettario con i conti rifatti, e i pochi casi in cui un modello Word si usa ancora.
Cosa deve contenere un modello di fattura?
Un modello di fattura deve contenere i dati dell'articolo 21, comma 2, del DPR 633/1972: data e numero progressivo, nome o denominazione, indirizzo e partita IVA di chi emette e del cliente (il codice fiscale se il cliente è un privato), descrizione e quantità di beni o servizi, imponibile, aliquota e importo dell'IVA. Quello che i fac simile in Word non dicono è il formato: dal 1° gennaio 2019, fra soggetti residenti o stabiliti in Italia, si emettono solo fatture elettroniche in XML trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI), come stabilisce l'articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015. Un documento Word o PDF spedito per email non è la fattura: è un esempio da leggere o una copia di cortesia. Il file XML lo compila un software di fatturazione elettronica oppure uno dei programmi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate. Dal 1° gennaio 2027 le stesse regole passano agli articoli 72 e 77 del Testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026).
In sintesi
- I dati obbligatori sono quelli dell'art. 21, comma 2, DPR 633/1972: data, numero progressivo univoco, dati e partita IVA delle due parti, descrizione, imponibile, aliquota e imposta arrotondati al centesimo.
- Dal 1° gennaio 2019 fra soggetti residenti o stabiliti in Italia si emettono solo fatture elettroniche via SdI (art. 1, comma 3, D.Lgs. 127/2015); per tutti i forfettari l'obbligo vale dal 1° gennaio 2024 (art. 18 D.L. 36/2022).
- Una fattura predisposta in un formato diverso dall'XML o inviata fuori dal SdI si considera non emessa.
- Il formato cartaceo resta per i casi fuori dall'obbligo, come i clienti non stabiliti in Italia e le prestazioni sanitarie verso persone fisiche (art. 10-bis D.L. 119/2018).
- Nell'esempio di un professionista in regime ordinario, 1.000 euro di compenso diventano 1.268,80 euro di totale e 1.060,80 euro netti da pagare dopo la ritenuta. Regole in vigore al 1° ottobre 2026; dal 2027 i riferimenti passano al Testo unico IVA.
Quali dati sono obbligatori in una fattura?
L'elenco è nell'articolo 21, comma 2, del DPR 633/1972 e vale per ogni fattura, cartacea o elettronica; le lettere qui sotto sono quelle della norma. Nella fattura elettronica gli stessi dati diventano campi del file XML, a cui si aggiungono quelli tecnici previsti dalle specifiche dell'Agenzia delle Entrate: il tipo documento (TD01 per la fattura), il regime fiscale di chi emette (RF01 ordinario, RF19 forfettario) e il codice destinatario di 7 caratteri.
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Data e numero
Data di emissione e numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco (lettere a e b).
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Chi emette la fattura
Ditta, denominazione o nome e cognome, residenza o domicilio e partita IVA di chi vende o presta il servizio (lettere c e d).
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Il cliente
Gli stessi dati anagrafici del cliente e la sua partita IVA; se è un privato residente in Italia, il codice fiscale (lettere e ed f).
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Cosa hai venduto
Natura, qualità e quantità di beni e servizi, e la data dell'operazione o del pagamento se è diversa dalla data di emissione (lettere g e g-bis).
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Importi e IVA
Corrispettivi e dati della base imponibile, poi aliquota, imponibile e imposta arrotondati al centesimo; con aliquote diverse, distinti per aliquota (lettere h e l, comma 3).
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La dicitura quando manca l'IVA
Se l'operazione non ha imposta, al posto dell'IVA va l'annotazione con la norma (comma 6); nel forfettario, natura N2.2 e riferimento alla legge 190/2014.
Perché un modello di fattura in Word non basta più?
Dal 1° gennaio 2019, per le operazioni fra soggetti residenti o stabiliti in Italia, «sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio» (art. 1, comma 3, D.Lgs. 127/2015; dal 2027 art. 77, comma 3, del Testo unico IVA). Vale anche verso i privati: il cliente trova la fattura nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate e chi la emette gli mette a disposizione una copia, elettronica o su carta. Una fattura predisposta in un formato diverso dall'XML, o inviata fuori dal SdI, si considera non emessa: il fornitore rischia le sanzioni dell'art. 6 del D.Lgs. 471/1997 e il cliente non può detrarre l'IVA. Il modello su carta o in PDF resta per i casi fuori dall'obbligo: i clienti non stabiliti in Italia, per i quali i dati dell'operazione si trasmettono comunque all'Agenzia (comma 3-bis), e le prestazioni sanitarie verso persone fisiche, che non si possono fatturare via SdI (art. 10-bis D.L. 119/2018).
| Modello Word o PDF | Fattura elettronica | Proforma | |
|---|---|---|---|
| Che cos'è | Un fac simile con i dati dell'art. 21 | Il file XML con gli stessi dati, nel formato dell'Agenzia delle Entrate | Un documento commerciale che anticipa la fattura |
| Valore fiscale fra soggetti in Italia | Nessuno: la fattura si considera non emessa | È la fattura | Nessuno: la legge IVA non la disciplina |
| Come arriva al cliente | Email o carta | Tramite il SdI, con una ricevuta per chi la invia | Email o carta, mai al SdI |
| Quando serve | Come esempio, come copia di cortesia, nei casi fuori dall'obbligo | Sempre fra soggetti residenti o stabiliti in Italia | Per chiedere il pagamento prima di fatturare |
Gli stessi dati del modello, in un file XML
Il contenuto non cambia, cambia il formato
I dati dell'art. 21 si inseriscono in un programma che genera il file XML nel formato dell'Agenzia delle Entrate: la procedura web, il software per PC o l'app FatturAE dell'Agenzia, oppure un software privato.
Il file va al SdI
Mai direttamente al cliente
Si trasmette dal portale Fatture e Corrispettivi, con FatturAE, via PEC, con un canale accreditato o tramite un intermediario. La firma digitale non è obbligatoria e il singolo file non può superare 5 MB.
Il SdI controlla e consegna
Da pochi minuti fino a 5 giorni
Verifica i dati minimi, le partite IVA, il codice destinatario e i conti fra imponibile, aliquota e imposta. Con la ricevuta di consegna o di impossibilità di recapito la fattura è emessa; con la ricevuta di scarto non lo è e va corretta e ritrasmessa.
Al cliente, se serve, la copia
Qui il PDF torna utile
Un PDF leggibile della fattura si può mandare per email come copia di cortesia. È l'unico ruolo che resta al vecchio modello in Word fra soggetti in Italia.
Se ti serve un documento da mandare prima del pagamento, il fac simile giusto è un altro: il modello di fattura proforma con le voci da compilare, che resta un documento commerciale e non sostituisce la fattura elettronica.
Com'è fatta una fattura compilata? Un esempio in regime ordinario e uno forfettario
Mario Rossi è un consulente informatico in regime ordinario, iscritto alla Gestione separata INPS. A settembre 2026 lavora 20 ore a 50 euro l'ora per Alfa S.r.l., una società che come sostituto d'imposta trattiene la ritenuta d'acconto del 20% (art. 25 DPR 600/1973, dal 2027 art. 38 D.Lgs. 33/2025). Mario addebita la rivalsa INPS del 4%, che è una facoltà (art. 1, comma 212, L. 662/1996) ed entra sia nella base dell'IVA sia nella base della ritenuta. Nomi, indirizzi e partite IVA sono di fantasia. In fattura Mario è il prestatore e Alfa S.r.l. la committente: i loro dati vanno nei blocchi CedentePrestatore e CessionarioCommittente del file XML, come spiega la guida su chi sono cedente, cessionario e committente.
| Campo | Esempio compilato | Riferimento |
|---|---|---|
| Tipo documento | TD01, fattura | Specifiche tecniche |
| Numero e data | n. 15 del 1° ottobre 2026 | Art. 21, lett. a e b |
| Prestatore | Mario Rossi, via Roma 1, Roma, partita IVA 01234567890, regime ordinario RF01 | Lett. c e d |
| Cliente | Alfa S.r.l., via Milano 10, Milano, partita IVA 09876543210 | Lett. e ed f |
| Descrizione | Consulenza informatica di settembre 2026: 20 ore a 50,00 euro | Lett. g |
| Compenso | 1.000,00 euro | Lett. h |
| Rivalsa INPS 4% (cassa TC22) | 40,00 euro | L. 662/1996 |
| Imponibile IVA | 1.040,00 euro | Lett. l |
| IVA al 22% | 228,80 euro | Lett. l |
| Totale documento | 1.268,80 euro | |
| Ritenuta d'acconto 20% su 1.040,00 euro | − 208,00 euro | Art. 25 DPR 600/1973 |
| Netto a pagare | 1.060,80 euro | |
| Imposta di bollo | Non dovuta: l'operazione è soggetta a IVA | DPR 642/1972 |
La variante in regime forfettario
Stessa prestazione, ma Mario è in regime forfettario (RF19). Non addebita l'IVA e i suoi compensi non subiscono la ritenuta (art. 1, comma 67, L. 190/2014; dal 2027 i commi 54-89 passano agli articoli 232-243 del D.Lgs. 117/2026). La rivalsa del 4% resta una facoltà. Campo per campo, la compilazione è nella guida alla fattura elettronica del forfettario.
1. Importi: 1.040,00 euro senza IVA
Compenso di 1.000,00 euro più rivalsa INPS di 40,00 euro: aliquota IVA 0% con natura N2.2, «non soggette – altri casi», sull'intero importo di 1.040,00 euro.
2. Bollo: totale di 1.042,00 euro
Gli importi senza IVA superano 77,47 euro: è dovuta l'imposta di bollo di 2 euro (DPR 642/1972), indicata con BolloVirtuale = SI e compresa nel totale. Senza ritenuta, Alfa paga 1.042,00 euro.
3. Le due diciture
«Operazione effettuata in regime forfettario ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 e successive modificazioni» e «Operazione non soggetta a ritenuta alla fonte a titolo di acconto ai sensi dell'articolo 1, comma 67, Legge n. 190 del 2014 e successive modificazioni».
Quali errori si fanno più spesso partendo da un fac simile di fattura?
Fra soggetti residenti o stabiliti in Italia la fattura predisposta in un formato diverso dall'XML, o inviata fuori dal SdI, si considera non emessa: il cliente non può detrarre l'IVA e chi l'ha mandata resta esposto alle sanzioni dell'art. 6 del D.Lgs. 471/1997. Il PDF è solo la copia di cortesia.
Per l'Agenzia delle Entrate la rivalsa INPS del 4% fa parte del compenso, quindi entra nella base della ritenuta: su 1.000 euro con 40 euro di rivalsa la ritenuta al 20% è di 208 euro, non di 200. Il contributo integrativo delle casse di categoria invece resta fuori. Le regole complete sono nella guida alla ritenuta d'acconto e a cosa scrivere in fattura.
Il forfettario non applica l'IVA, ma le sue operazioni non sono esenti: nella fattura elettronica vanno aliquota 0% e natura N2.2, «non soggette – altri casi», con il riferimento normativo alla legge 190/2014. La natura N4, quella delle operazioni esenti, è un'altra cosa.
Sulle fatture con importi senza IVA oltre 77,47 euro è dovuto il bollo di 2 euro. Nella fattura elettronica non si applica una marca adesiva: si compila il campo BolloVirtuale con SI e i 2 euro entrano nel totale del documento. Scadenze e codici tributo sono nella guida alla marca da bollo in fattura elettronica.
Cosa fare adesso
- Usa il modello come lista di controllo: confronta la tua ultima fattura con le lettere dell'art. 21 e con l'esempio compilato, soprattutto base della ritenuta, natura IVA e bollo.
- Decidi chi compila l'XML. Se emetti poche fatture bastano i programmi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate. Se fatturi il tuo tempo c'è OreFattura, il software italiano che porta le ore lavorate fino alla fattura elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio: la fattura nasce da una bozza composta scegliendo cliente e periodo e parte al SdI con «Invia allo SDI». Emette fatture TD01 e note di credito TD04, in regime ordinario o forfettario, non verso la Pubblica Amministrazione: ecco come le ore del mese diventano una fattura elettronica.
- Per i passaggi tecnici, dai campi del file alle ricevute del SdI, segui la guida su come fare una fattura elettronica passo per passo.
Domande frequenti sul modello di fattura
Non in Word. L'Agenzia delle Entrate definisce il formato del file XML nelle specifiche tecniche (versione 1.9.1) e mette a disposizione gratis tre programmi per compilarlo: la procedura web del portale Fatture e Corrispettivi, un software per PC e l'app FatturAE. Per i forfettari il portale offre anche la generazione da template, con i campi del regime già compilati.
No, se il privato è residente in Italia: anche verso i consumatori finali la fattura è elettronica e passa dal SdI, di solito con codice destinatario 0000000. Il cliente la trova nella sua area riservata dell'Agenzia e tu gli consegni una copia, elettronica o su carta, a cui può rinunciare. Fanno eccezione le prestazioni sanitarie verso persone fisiche, che non si fatturano via SdI.
Entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione (art. 21, comma 4, DPR 633/1972), e per i servizi l'operazione si considera effettuata al pagamento (art. 6). Per le prestazioni documentate rese nello stesso mese allo stesso cliente si può emettere una sola fattura differita entro il 15 del mese successivo.
No. Per le fatture verso soggetti IVA e consumatori finali il SdI accetta anche file non firmati; se il file è firmato, ne controlla il certificato. Non serve nemmeno una PEC per emettere: si può trasmettere dal portale dell'Agenzia, con l'app FatturAE o tramite un intermediario.
No. La fattura è il file XML consegnato dal SdI; il PDF ne è una versione leggibile, utile come copia di cortesia per il cliente o per il tuo archivio. Le fatture trasmesse e ricevute si consultano nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.
Il modello lo conosci: adesso serve l'XML
Un software di fatturazione elettronica compila il file con i dati dell'articolo 21, calcola rivalsa, IVA e ritenuta e lo trasmette al SdI.
Guarda cosa gestisce e cosa resta fuori prima di scegliere.
