Modello di fattura proforma da scaricare (Excel e Word), con le voci da compilare
Un modello di fattura proforma in Excel, che calcola cassa previdenziale, IVA, bollo, ritenuta d'acconto e netto a pagare, e uno in Word e PDF da compilare a mano. Qui trovi cosa contengono, come si compila ogni voce e le regole ufficiali dietro diciture del forfettario, bollo e ritenuta, con l'esempio precompilato rifatto nei tre casi.
Un buon modello di proforma fa i conti al posto tuo, e la fattura poi riprende gli stessi numeri
Cosa c'è nel modello Excel e in quello Word, come si compila ogni voce e quali regole stanno dietro a cassa previdenziale, IVA, bollo e ritenuta d'acconto.
Cosa c'è nel modello di fattura proforma e come si usa?
Il modello di fattura proforma di questa pagina esiste in due versioni: un file Excel che calcola da solo cassa previdenziale, IVA, bollo, ritenuta d'acconto e netto a pagare, e un file Word, con la sua versione PDF da stampare, da compilare a mano. Entrambi hanno numero e data, la fascia «Documento non valido ai fini fiscali: la fattura sarà emessa al ricevimento del pagamento.», i dati di chi emette e del cliente, le righe delle prestazioni, il riepilogo degli importi, i dati di pagamento e le diciture del regime forfettario. Si usa così: compili una volta i tuoi dati, scegli regime, cassa e aliquote, scrivi le prestazioni e mandi il documento al cliente; quando paga, emetti la fattura elettronica con gli stessi importi. Che cos'è la proforma e perché non vale come fattura lo spiega la guida alla fattura proforma e a come diventa fattura.
In sintesi
- La proforma non ha valore fiscale e non si trasmette al Sistema di Interscambio (SdI): al SdI va solo la fattura emessa quando il cliente paga.
- Nel modello Excel cassa, imponibile, IVA, bollo, totale, ritenuta e netto a pagare si calcolano dalle righe delle prestazioni; il modello Word ha la stessa struttura, senza calcoli.
- La ritenuta d'acconto è del 20% e si calcola sul compenso più la rivalsa INPS del 4% della gestione separata; il contributo integrativo delle casse di categoria resta fuori (scheda dell'Agenzia delle Entrate sulle ritenute di lavoro autonomo).
- In regime forfettario niente IVA e niente ritenuta, con le diciture dell'art. 1, commi da 54 a 89 e comma 67, della L. 190/2014; il bollo di 2 euro si applica quando l'importo supera 77,47 euro (DPR 642/1972, tariffa, art. 13).
- Regole in vigore alla data di questo articolo, 24 settembre 2026.
Scarica il modello di fattura proforma
Il modello è in due formati con la stessa struttura: scegli l'Excel se vuoi che i totali si aggiornino mentre scrivi, il Word o il PDF se preferisci compilare a mano o stampare. Il file Excel arriva con un esempio già compilato, da sostituire con i tuoi dati: lo trovi svolto più sotto nei tre casi.
Modello Excel con i calcoli
File modello-fattura-proforma.xlsx. Hai le tendine per regime fiscale, cassa previdenziale, aliquote di cassa, IVA e ritenuta, cliente sostituto d'imposta e bollo addebitato al cliente, poi 10 righe di prestazioni con l'importo calcolato. Il riepilogo calcola totale prestazioni, cassa, imponibile, IVA, bollo, totale documento, ritenuta d'acconto e netto a pagare; in forfettario le diciture compaiono da sole. Un foglio «Istruzioni» spiega ogni campo.
Modello Word e PDF da compilare
File modello-fattura-proforma.docx, con la versione PDF da stampare. Stessa struttura dell'Excel, ma senza calcoli: numero e data, fascia di non validità fiscale, dati di chi emette e del cliente, 8 righe di prestazioni, riepilogo e dati di pagamento da riempire a mano. In fondo c'è l'elenco delle diciture da tenere secondo il regime, per non dimenticarle.
Come si compila il modello di fattura proforma, voce per voce?
Numero e data
Una serie separata, per esempio PRO 1/2026
Il modello propone un numero come PRO 1/2026, in una serie diversa da quella delle fatture: il numero progressivo che identifica la fattura in modo univoco è un requisito della fattura (art. 21, comma 2, DPR 633/1972), e una proforma numerata come fattura sfaserebbe la serie. Sotto il numero, la fascia di non validità fiscale ricorda al cliente che il documento non è ancora la fattura.
Dati di chi emette e del cliente
Gli stessi che andranno nella fattura elettronica
Per te: nome o denominazione, indirizzo, CAP, città e provincia, partita IVA, codice fiscale, email o PEC. Per il cliente gli stessi dati, più «Partita IVA (se c'è)», che per un privato resta vuota, e «Codice destinatario o PEC». Quando il canale del cliente non si conosce, per esempio per un privato, nella fattura elettronica il codice destinatario è 0000000 (specifiche tecniche della fattura elettronica, versione 1.9.1).
Regime fiscale e cassa previdenziale
Ordinario o forfettario; rivalsa INPS o contributo integrativo
Scegli il regime e il tipo di cassa: nessuna, rivalsa INPS della gestione separata o contributo integrativo di una cassa di categoria, con l'aliquota predefinita al 4%. La rivalsa del 4% sui compensi lordi è una facoltà dei lavoratori autonomi iscritti alla Gestione separata, non un obbligo (art. 1, comma 212, L. 662/1996): come si scrive e come si tassa lo spiega la guida alla rivalsa INPS del 4% in fattura. Per il contributo integrativo controlla l'aliquota della tua cassa.
IVA, ritenuta e bollo
Le impostazioni che cambiano da un cliente all'altro
Aliquota IVA fra 22, 10, 5 e 4%; cliente sostituto d'imposta Sì o No; aliquota della ritenuta, 20%; bollo addebitato al cliente Sì o No. Sono sostituti d'imposta i soggetti dell'art. 23 del DPR 600/1973, fra cui società, enti, imprese e professionisti: un privato consumatore non lo è, quindi per lui si sceglie No.
Righe delle prestazioni
Descrizione, quantità, prezzo unitario
Il modello Excel ha 10 righe, il Word 8. Per ogni riga scrivi cosa hai fatto e per quale periodo, la quantità (ore, giornate, mesi di canone o 1 per un lavoro a corpo) e il prezzo unitario: nell'Excel l'importo della riga è quantità per prezzo.
Riepilogo: cassa, imponibile, IVA, bollo, totale
Nell'Excel si calcola da solo
La cassa è il totale delle prestazioni per l'aliquota di cassa; l'imponibile è prestazioni più cassa; l'IVA si calcola sull'imponibile ed è zero in forfettario, perché il forfettario non addebita l'IVA (art. 1, comma 58, L. 190/2014). Il bollo di 2 euro entra in forfettario quando l'importo supera 77,47 euro e scegli di addebitarlo: le regole sono nella guida all'imposta di bollo sulle fatture elettroniche. Il totale documento somma imponibile, IVA e bollo.
Ritenuta d'acconto e netto a pagare
Solo in regime ordinario e con cliente sostituto d'imposta
La ritenuta è il 20% delle prestazioni più la rivalsa INPS; il contributo integrativo di categoria resta fuori dalla base, e l'IVA non ci entra mai (scheda dell'Agenzia delle Entrate «Importi su cui si applica la ritenuta»). Il netto a pagare è il totale documento meno la ritenuta, che il cliente versa con F24, codice tributo 1040, entro il 16 del mese successivo al pagamento. Altri esempi svolti in come si calcola la ritenuta d'acconto.
Pagamento e diciture
Modalità, IBAN, intestatario, scadenza
In fondo vanno modalità di pagamento, IBAN, intestatario del conto e scadenza. In forfettario l'Excel aggiunge da solo le due causali che l'Agenzia delle Entrate indica per il regime: quella dell'art. 1, commi da 54 a 89, della L. 190/2014 e quella di non applicazione della ritenuta (comma 67); con il bollo aggiunge «Imposta di bollo assolta in modo virtuale». Nella fattura elettronica il bollo si annota con il campo Bollo virtuale valorizzato a SI: campo per campo lo spiega la guida alla fattura elettronica del forfettario.
Quanto viene la proforma dell'esempio precompilato?
L'esempio del modello Excel è una sola riga: 10 ore a 50 euro, 500 euro di prestazioni, con cassa al 4%, IVA al 22% e ritenuta al 20%. Cambiando solo regime e tipo di cassa, il netto che il cliente paga passa da 530,40 a 534,40 a 522,00 euro. Gli importi sono arrotondati al centesimo.
Ordinario con rivalsa INPS 4%
Cliente sostituto d'imposta. Rivalsa 20,00; imponibile 520,00; IVA 114,40; totale documento 634,40. Ritenuta del 20% su 520,00: 104,00. Netto a pagare 530,40 euro.
Ordinario con contributo integrativo 4%
Stesso cliente, cassa di categoria. Contributo 20,00; imponibile 520,00; IVA 114,40; totale 634,40. La ritenuta si calcola sui soli 500,00: 100,00. Netto a pagare 534,40 euro.
Forfettario con rivalsa INPS 4%
Rivalsa 20,00; IVA zero; bollo addebitato 2,00, perché l'importo supera 77,47 euro; totale documento 522,00. Niente ritenuta (art. 1, comma 67, L. 190/2014). Netto a pagare 522,00 euro.
Quali errori si fanno compilando un modello di proforma?
La ritenuta d'acconto è un acconto dell'IRPEF sui compensi: la base elencata dall'Agenzia delle Entrate comprende compensi, rivalsa INPS del 4% e spese rimborsate, non l'IVA. Su 500 euro di prestazioni con rivalsa, la ritenuta è 104,00 euro, non il 20% di 634,40.
Rivalsa INPS e contributo integrativo hanno spesso la stessa aliquota del 4%, ma per l'Agenzia delle Entrate solo la prima entra nella base della ritenuta; l'addebito del contributo della cassa dell'ordine professionale resta fuori. Per questo il modello chiede il tipo di cassa, non solo l'aliquota.
Il forfettario non addebita l'IVA al cliente (art. 1, comma 58, L. 190/2014) e i suoi compensi non subiscono la ritenuta (comma 67): in proforma e in fattura vanno le due diciture, non l'imposta. Anche la rivalsa INPS, in forfettario, non ha IVA.
Nella fattura elettronica l'annotazione del bollo si fa valorizzando a SI il campo Bollo virtuale; senza il campo la fattura finisce nell'elenco delle fatture con bollo da integrare che l'Agenzia pubblica ogni trimestre (guida «L'imposta di bollo sulle fatture elettroniche», giugno 2026). La dicitura del modello ricorda il bollo, non lo annota.
Cosa fare adesso
- Scarica il modello, inserisci una volta i tuoi dati, il regime e la cassa, e salvalo come base: per ogni nuova proforma cambi solo numero, data, cliente e prestazioni.
- Prima di mandarla, controlla se il cliente è sostituto d'imposta e quale cassa applichi: sono le due scelte che cambiano ritenuta e netto a pagare, come mostra l'esempio.
- Quando il cliente paga, emetti la fattura elettronica con gli stessi importi e trasmettila al Sistema di Interscambio. Se non vuoi ricopiare i dati dal modello, in OreFattura la proforma nasce dalla bozza di fattura con un numero proprio, la mandi al cliente con «Invia proforma» e al pagamento «Converti in fattura» la trasforma in fattura senza riscriverla; la trasmissione al SdI resta un passo separato. È il percorso della pagina su come la proforma diventa fattura senza ricopiarla.
Domande frequenti sul modello di fattura proforma
Sì, basta scegliere «Forfettario» nel regime fiscale: l'IVA va a zero, la ritenuta non si applica, il bollo di 2 euro entra nel totale quando l'importo supera 77,47 euro e scegli di addebitarlo, e le causali della L. 190/2014 compaiono da sole nel modello Excel.
No, il modello parte dalle righe delle prestazioni e arriva al totale e al netto. Se con il cliente hai concordato un totale IVA compresa e ti serve l'imponibile, fai prima lo scorporo dell'IVA dal totale e poi scrivi il risultato nelle righe.
No, al Sistema di Interscambio va solo la fattura. Per una prestazione di servizi la fattura si emette entro 12 giorni dal pagamento (art. 21, comma 4, DPR 633/1972), oppure come fattura differita entro il 15 del mese successivo: i dettagli sono nella guida sui termini per passare dalla proforma alla fattura.
Per un cliente privato lasci vuota «Partita IVA (se c'è)», scrivi il codice fiscale e scegli «No» come sostituto d'imposta, perché un privato consumatore non opera la ritenuta. Nella fattura elettronica che seguirà, il codice destinatario sarà 0000000.
Per la rivalsa INPS della gestione separata l'aliquota è il 4% dei compensi lordi (art. 1, comma 212, L. 662/1996), ed è una facoltà. Per il contributo integrativo vale l'aliquota della tua cassa: il modello propone il 4%, la misura che l'Agenzia delle Entrate cita come esempio per i dottori commercialisti.
Smetti di ricopiare la proforma nella fattura
Se ogni mese riscrivi nella fattura elettronica quello che avevi messo nel modello, componi la bozza di fattura dalle attività del periodo, mandala come proforma e convertila in fattura quando il cliente paga.
Prova di 14 giorni, la carta serve per attivare la sottoscrizione, la disdetta si fa in autonomia e l'accesso resta fino alla fine del periodo pagato.
