Da proforma a fattura elettronica: come si passa e cosa cambia
La proforma non è una fattura e al Sistema di Interscambio si trasmette solo la fattura. Per i servizi l'obbligo nasce con il pagamento: da lì la fattura elettronica si emette entro 12 giorni, o entro il 15 del mese successivo se è differita, con la data dell'operazione e il proprio numero progressivo. Il flusso passo per passo, un esempio con le date e gli errori da evitare.
La proforma si fa approvare, la fattura si trasmette: per i servizi il conto parte dal pagamento
Cosa succede dopo che il cliente paga una proforma: entro quando si emette la fattura elettronica, che data e che numero porta, e come funziona la fattura differita per chi lavora a mese.
Come si passa da una proforma alla fattura elettronica?
Si aspetta il pagamento e da quella data si emette la fattura elettronica: al Sistema di Interscambio (SdI) si trasmette la fattura, non la proforma. Per i servizi l'operazione si considera effettuata all'atto del pagamento del corrispettivo (art. 6, comma 3, DPR 633/1972), e da lì la fattura si emette entro 12 giorni, oppure entro il 15 del mese successivo se è differita (art. 21, comma 4). Nel file va la data del pagamento, non quella della proforma, e il numero è il progressivo delle fatture. Vale anche il contrario: una fattura trasmessa prima dell'incasso fissa l'operazione alla sua data (art. 6, comma 4). Per vedere come una bozza approvata diventa fattura trasmessa c'è il percorso passo per passo.
In sintesi
- Al SdI si trasmette la fattura: una fattura, cartacea o elettronica, si considera emessa quando è trasmessa o consegnata al cliente (art. 21, comma 1, DPR 633/1972).
- Per i servizi l'operazione è effettuata al pagamento del corrispettivo (art. 6, comma 3); se la fattura parte prima, conta la data della fattura (art. 6, comma 4).
- Fattura immediata: entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione (art. 21, comma 4).
- Fattura differita: per i servizi resi nello stesso mese allo stesso cliente, una sola fattura entro il 15 del mese successivo (art. 21, comma 4, lett. a).
- Nel campo Data della fattura elettronica va la data dell'operazione (circolare 14/E/2019). Regole in vigore al 17 settembre 2026: dal 1º gennaio 2027 gli articoli 6 e 21 del DPR 633/1972 sono abrogati dal Testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026).
Cosa cambia fra la proforma e la fattura elettronica?
La proforma anticipa al cliente cosa pagherà: descrizione della prestazione, importi, dati delle parti. La fattura è il documento che, una volta trasmesso, si considera emesso (art. 21, comma 1, DPR 633/1972). Nel passaggio dall'una all'altra cambiano tre cose.
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La data
La proforma porta il giorno in cui la mandi. La fattura elettronica porta la data dell'operazione: per i servizi, quella del pagamento (art. 6, comma 3, e circolare 14/E/2019).
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Il numero
Il riferimento della proforma resta sul documento commerciale. La fattura ha il numero progressivo che la identifica in modo univoco (art. 21, comma 2, lett. b).
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Le correzioni
Una proforma contestata si rifà senza conseguenze. Una fattura elettronica consegnata non si corregge: si storna con una nota di credito e se ne emette una nuova.
Quali sono i passi dalla proforma alla fattura trasmessa?
Mandi la proforma al cliente
Descrizione, importi e dati delle parti
La proforma serve a far approvare al cliente quello che pagherà, prima che esista una fattura. Conviene che sia completa: per l'Agenzia delle Entrate un documento con la descrizione dell'operazione, la data di effettuazione e le parti può anche sostenere la fattura differita (FAQ n. 22 del 27 novembre 2018).
Il cliente paga
Per i servizi è il momento che conta
Le prestazioni di servizi si considerano effettuate all'atto del pagamento del corrispettivo (art. 6, comma 3, DPR 633/1972). Se il cliente versa solo una parte, l'operazione è effettuata per l'importo pagato, alla data del pagamento (art. 6, comma 4).
Prepari la fattura
Data dell'operazione e numero progressivo
Nel campo Data della fattura elettronica va la data dell'operazione, cioè del pagamento (circolare 14/E/2019). Il numero è il progressivo delle fatture (art. 21, comma 2). Descrizione e importi si riprendono dalla proforma approvata.
La trasmetti al SdI
Entro 12 giorni dal pagamento
La fattura si emette entro dodici giorni dall'effettuazione (art. 21, comma 4): la data resta quella del pagamento, i giorni successivi servono per la trasmissione. Se i servizi del mese per lo stesso cliente vanno in una sola fattura differita, il termine è il 15 del mese successivo. Oltre il termine la fattura non è emessa nei termini: sanzioni e riduzioni sono nella guida sull'invio tardivo della fattura elettronica.
Controlli l'esito
Consegna o scarto
Se il SdI scarta il file, si corregge l'errore e si invia di nuovo: l'Agenzia delle Entrate consiglia di ricompilare la fattura con la stessa data e lo stesso numero di quella scartata (guida «La fattura elettronica e i servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate», dicembre 2025).
Un esempio con le date: tre pagamenti nello stesso mese
Una consulente manda allo stesso cliente tre proforma per tre lavori diversi, e il cliente le paga il 4, il 14 e il 25 settembre 2026. Le proforma non hanno fatto partire nessun termine: contano i tre pagamenti. Le date sono di esempio; le strade sono due, e la seconda è quella di chi lavora a mese.
1. Tre fatture immediate
Una fattura per ogni pagamento. Quella del 4 settembre porta la data del 4 settembre e va trasmessa entro il 16 settembre, cioè entro 12 giorni. Lo stesso conto vale per il 14 e per il 25.
2. Una sola fattura differita
I tre servizi sono effettuati nello stesso mese per lo stesso cliente e documentati dalle proforma: si può emettere una sola fattura con il dettaglio delle tre prestazioni entro il 15 ottobre 2026 (art. 21, comma 4, lett. a).
3. La data della differita
Sulla fattura differita va la data dell'ultima operazione del mese, il 25 settembre, oppure per convenzione la data di fine mese, il 30 settembre (FAQ n. 21 dell'Agenzia delle Entrate). Mai la data di una delle proforma.
Quali errori si fanno passando dalla proforma alla fattura?
Quello che passa dal Sistema di Interscambio come fattura è una fattura emessa (art. 21, comma 1, DPR 633/1972). Se parte prima del pagamento, l'operazione si considera effettuata alla sua data (art. 6, comma 4), e se il cliente poi contesta qualcosa non basta rifare il documento: serve una nota di credito.
La data della proforma è quella in cui hai chiesto il pagamento, non quella dell'operazione. Nel campo Data della fattura elettronica va la data in cui l'operazione è effettuata, che per i servizi è il pagamento (circolare 14/E/2019).
La fattura prende il proprio numero progressivo, che la identifica in modo univoco fra le fatture (art. 21, comma 2, lett. b). Il riferimento della proforma resta sul documento commerciale: la numerazione delle fatture non si adatta a quella delle proforma.
I 12 giorni partono dall'effettuazione dell'operazione, cioè dal pagamento, non dal giorno in cui hai mandato la proforma (art. 21, comma 4). Un cliente che paga dopo un mese non ti mette in ritardo; uno che paga il giorno dopo fa partire il conto subito.
Cosa fare adesso
- Rendi le tue proforma complete: descrizione della prestazione, data e dati delle parti. È il contenuto che, secondo l'Agenzia delle Entrate, permette di usarle a supporto della fattura differita: i campi uno per uno sono in cosa contiene una fattura proforma.
- Segna la data di ogni pagamento ricevuto su una proforma: da lì partono i 12 giorni, oppure il 15 del mese successivo se raccogli il mese in una sola fattura.
- Fai approvare il documento prima di emettere, quando una correzione non costa nulla. In OreFattura la bozza di fattura si compone scegliendo cliente e periodo e diventa una proforma numerata che mandi al cliente per email; al pagamento «Converti in fattura» emette la fattura e «Invia allo SDI» la trasmette sul canale accreditato, con l'esito o il motivo dello scarto in chiaro: sono i passi dalla bozza alla fattura trasmessa.
Domande frequenti sul passaggio da proforma a fattura elettronica
Una fattura per l'importo pagato. Quando il corrispettivo è pagato in parte, l'operazione si considera effettuata limitatamente all'importo pagato, alla data del pagamento (art. 6, comma 4, DPR 633/1972). Il saldo si fattura quando arriva, con i suoi termini.
Sì, ma cambia il momento dell'operazione. Se la fattura è emessa prima del pagamento, l'operazione si considera effettuata alla data della fattura, per l'importo fatturato (art. 6, comma 4, DPR 633/1972). Con la sola proforma, invece, per i servizi il momento resta il pagamento. Se poi il cliente non paga entro la scadenza, puoi partire da uno dei tre modelli di sollecito di pagamento, dal promemoria cortese all'ultimo avviso.
Sì, se è completa. Nella FAQ n. 22 del 27 novembre 2018 l'Agenzia delle Entrate risponde che una proforma con la descrizione dell'operazione, la data di effettuazione e gli identificativi delle parti può essere idonea a supportare il differimento dell'emissione della fattura elettronica.
La fattura immediata documenta un'operazione e si emette entro 12 giorni dall'effettuazione. La differita raccoglie in un solo documento, con il dettaglio, i servizi resi nello stesso mese allo stesso cliente e individuabili con idonea documentazione, e si emette entro il 15 del mese successivo (art. 21, comma 4, DPR 633/1972).
Cambiano i riferimenti. Dal 1º gennaio 2027 gli articoli 6 e 21 del DPR 633/1972 sono abrogati dal Testo unico IVA, il decreto legislativo 19 gennaio 2026, n. 10, che riordina le disposizioni sull'imposta. Questo articolo riporta le regole in vigore al 17 settembre 2026: da gennaio conviene ricontrollare i nuovi articoli.
Dalla bozza approvata alla fattura trasmessa
Quando il cliente ha detto sì alla bozza, non serve ricopiarla altrove: la fattura si emette e si trasmette al Sistema di Interscambio con un pulsante, e l'esito si vede accanto al documento.
Prova di 14 giorni, la carta serve per attivare la sottoscrizione, la disdetta si fa in autonomia e l'accesso resta fino alla fine del periodo pagato.
