Differenza fra proforma e fattura: che valore ha la proforma
La fattura proforma è un documento della prassi, senza valore fiscale: non si registra, non si trasmette al Sistema di Interscambio e non fa nascere l'IVA. Per i servizi l'obbligo di fattura nasce quando il cliente paga (art. 6 DPR 633/1972) e la fattura si emette entro 12 giorni. Cosa cambia fra i due documenti, cosa scrivere sulla proforma e gli errori da evitare.
La proforma prepara il conto: è il pagamento a far nascere la fattura
Che valore ha la proforma, quando l'incasso fa scattare l'obbligo di fattura e cosa scriverci perché nessuno la scambi per un documento fiscale.
Qual è la differenza fra proforma e fattura?
La differenza fra proforma e fattura è il valore fiscale. La fattura è il documento che la legge IVA richiede per ogni operazione imponibile (art. 21 DPR 633/1972). La fattura proforma è invece un documento della prassi, che nessuna norma IVA disciplina: anticipa al cliente importi e dati, ma non entra nel registro delle fatture emesse, non si trasmette al Sistema di Interscambio (SdI) e non rende esigibile l'IVA. Lo stesso documento si trova anche con il nome di prefattura (o pre fattura): cambia il nome, non la sostanza. Per un servizio l'obbligo di fattura nasce quando il cliente paga, perché è in quel momento che la prestazione si considera effettuata (art. 6 DPR 633/1972); da lì la fattura si emette entro 12 giorni. La proforma serve quindi a far controllare un conto prima che diventi un documento fiscale: è la stessa logica dei tre passi dalla bozza approvata alla fattura trasmessa.
In sintesi
- Proforma e prefattura sono due nomi dello stesso documento di prassi, e nessuno dei due è una fattura: nessuna norma IVA li prevede, quindi non si annotano nel registro delle fatture emesse (art. 23 DPR 633/1972) e non passano dal SdI.
- Le prestazioni di servizi si considerano effettuate al pagamento del corrispettivo (art. 6, terzo comma, DPR 633/1972); un acconto conta per il suo importo (quarto comma).
- La fattura si emette entro 12 giorni dall'effettuazione, o in forma differita entro il 15 del mese successivo per i servizi individuabili con idonea documentazione (art. 21, comma 4).
- Per l'Agenzia delle Entrate una proforma con descrizione, data di effettuazione e parti può essere il documento che sostiene la fattura differita (FAQ sulla fatturazione elettronica).
- Dal 1º gennaio 2027 le stesse regole passano negli articoli 24 e 72 del Testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026). Norme in vigore alla data di questo articolo, 17 settembre 2026.
Cosa cambia fra proforma e fattura, punto per punto?
I due documenti possono sembrare identici sulla carta, perché la proforma riporta di solito gli stessi dati della fattura che seguirà. Cambia quello che succede dopo averli emessi: la fattura produce effetti fiscali, la proforma no.
-
La proforma è prassi
Nessuna norma IVA la disciplina: è un documento commerciale. La fattura invece ha contenuto e termini fissati dall'art. 21 DPR 633/1972.
-
Non fa nascere l'IVA
Per i servizi l'operazione si considera effettuata al pagamento, oppure prima se si emette la fattura (art. 6 DPR 633/1972). La proforma non ha questo effetto.
-
Non passa dal SdI
Al Sistema di Interscambio si trasmettono le fatture (art. 1, comma 3, D.Lgs. 127/2015). La proforma si manda al cliente come un normale file.
| Proforma | Fattura | |
|---|---|---|
| Base normativa | Nessuna norma IVA: è prassi | Art. 21 DPR 633/1972 |
| Quando si emette | Quando si vuole, di solito prima del pagamento | Entro 12 giorni dall'effettuazione, o differita entro il 15 del mese successivo |
| Numero | Nessun numero obbligatorio | Numero progressivo che la identifica in modo univoco |
| Registro delle fatture emesse | No | Sì (art. 23), salvo esoneri come quello dei forfettari |
| Sistema di Interscambio | No: si manda al cliente come un normale file | Sì, fra soggetti residenti o stabiliti in Italia (art. 1, comma 3, D.Lgs. 127/2015) |
| Effetto sull'IVA | Nessuno: non rende effettuata l'operazione | Se emessa prima del pagamento, rende effettuata l'operazione per l'importo fatturato (art. 6, quarto comma) |
| Dicitura | «Documento non valido ai fini fiscali», per prassi | Le indicazioni dell'art. 21, comma 2 |
Quando la proforma lascia il posto alla fattura?
Mandi la proforma
Il cliente controlla importi e dati
Finché il cliente non paga e non emetti fattura, per un servizio l'operazione non si considera ancora effettuata: la proforma non fa partire nessun termine e non genera IVA da versare.
Il cliente paga
La prestazione di servizi si considera effettuata
Lo stabilisce l'art. 6, terzo comma, DPR 633/1972. Se il pagamento è parziale, l'operazione è effettuata per l'importo pagato (quarto comma). Per le cessioni di beni mobili il momento è invece la consegna o la spedizione (primo comma).
Emetti la fattura
Entro 12 giorni, o differita entro il 15 del mese successivo
I 12 giorni partono dall'effettuazione (art. 21, comma 4). La fattura differita riunisce i servizi dello stesso mese verso lo stesso cliente, individuabili con idonea documentazione. Nella fattura elettronica immediata il campo Data riporta la data dell'operazione, cioè del pagamento, anche se la trasmetti nei giorni successivi (circolare 14/E del 2019).
La trasmetti al SdI
Solo la fattura passa dal Sistema di Interscambio
Fra soggetti residenti o stabiliti in Italia si emettono esclusivamente fatture elettroniche tramite il SdI (art. 1, comma 3, D.Lgs. 127/2015). La proforma resta fuori da questo canale.
Un esempio: consulenza di settembre pagata a ottobre
Una consulente in regime ordinario lavora per un cliente ad agosto e il 31 agosto gli manda una proforma da 2.000 euro di imponibile. Il cliente paga il 10 settembre. Le date sono di esempio; i termini sono quelli degli articoli 6 e 21 del DPR 633/1972 in vigore al 17 settembre 2026.
1. 31 agosto: la proforma
Nessun numero di fattura, nessun invio al SdI. Ai fini IVA la prestazione non è ancora effettuata, perché non è stata né pagata né fatturata.
2. 10 settembre: il pagamento
Con l'incasso la prestazione si considera effettuata e l'IVA diventa esigibile in settembre, non in agosto (art. 6, terzo e quinto comma).
3. Entro il 22 settembre: la fattura
Dodici giorni dal pagamento per la fattura immediata, che porta la data del 10 settembre. In alternativa, fattura differita entro il 15 ottobre per i servizi effettuati verso quel cliente in settembre (art. 21, comma 4).
Quali errori si fanno più spesso con la proforma?
Il SdI è il canale delle fatture elettroniche (art. 1, comma 3, D.Lgs. 127/2015), non dei documenti preparatori. La proforma si manda al cliente come un normale file, per esempio un PDF allegato a un'email.
Per un servizio anche il pagamento parziale rende effettuata l'operazione, limitatamente all'importo pagato e alla data del pagamento (art. 6, quarto comma, DPR 633/1972). Per quell'acconto la fattura si emette nei termini dell'art. 21, comma 4, senza attendere il resto.
L'art. 21 ammette che la fattura abbia anche la forma di nota, conto o parcella: il nome del documento, da solo, non basta a distinguerli. Per questo nella prassi la proforma porta la dicitura «documento non valido ai fini fiscali» e resta fuori dalla numerazione delle fatture. Quali dati deve avere invece la fattura vera, con un esempio compilato, lo trovi nella guida al modello di fattura con i dati obbligatori.
L'IVA diventa esigibile quando l'operazione si considera effettuata (art. 6, quinto comma). L'importo scritto su una proforma non pagata né fatturata non entra nella liquidazione del periodo.
Cosa fare adesso
- Scrivi su ogni proforma «documento non valido ai fini fiscali» e tienila fuori dalla numerazione delle fatture, così nessuno la scambia per il documento definitivo. Se ti serve uno schema da cui partire, c'è un modello di fattura proforma da compilare in Excel, Word e PDF.
- Segna la data di ogni incasso, acconti compresi: per un servizio è da quel giorno che contano i 12 giorni per la fattura, o il 15 del mese successivo se fatturi in differita.
- Fai approvare il conto prima di emettere, quando una correzione non costa nulla. In OreFattura la bozza di fattura, composta scegliendo cliente e periodo, diventa una fattura proforma numerata che mandi al cliente per email; quando paga, la converti in fattura elettronica e la trasmetti al SdI, con il riferimento alla proforma in causale. I passaggi sono nella guida su come si fa una fattura proforma numerata.
Domande frequenti sulla differenza fra proforma e fattura
No. Nessuna norma IVA prevede la proforma: è una scelta di prassi per far controllare il conto al cliente prima di emettere. Obbligatoria è invece la fattura, per ogni operazione imponibile (art. 21, comma 1, DPR 633/1972).
Sì, nella prassi sono due nomi dello stesso documento, e anche «pre fattura» o «fattura pro forma» indicano la stessa cosa. Nessuna norma IVA definisce l'una o l'altra, quindi il nome non cambia gli effetti: la prefattura non è una fattura, non si trasmette al Sistema di Interscambio e non fa nascere l'IVA. Per un servizio l'obbligo di fattura nasce quando il cliente paga (art. 6 DPR 633/1972).
Nella prassi sì: sono due nomi dello stesso documento preparatorio. Anche l'Agenzia delle Entrate, nelle FAQ sulla fatturazione elettronica, parla di «fattura proforma» e «avviso di parcella» come alternative. La parcella vera e propria, invece, è già una fattura, perché l'art. 21, comma 1, DPR 633/1972 la elenca fra le sue forme: la guida su parcella, preavviso di parcella e fattura spiega quando si emette ciascuno.
Sì, la proforma non dipende dal regime. Cambia solo la fattura che segue il pagamento: il forfettario non addebita l'IVA (art. 1, comma 58, lettera a, L. 190/2014), ma il momento in cui nasce l'obbligo di fattura resta quello dell'art. 6 DPR 633/1972.
Nella sostanza nulla. Dal 1º gennaio 2027 il DPR 633/1972 è sostituito dal Testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026): il momento di effettuazione passa all'articolo 24, la fatturazione all'articolo 72, con lo stesso testo nei punti citati in questo articolo.
Dal conto approvato alla fattura trasmessa
Se la proforma nasce in un file e la fattura in un altro programma, lo stesso conto lo scrivi due volte. In OreFattura la bozza di fattura approvata dal cliente si emette e si trasmette al Sistema di Interscambio.
Prova di 14 giorni, la carta serve per attivare la sottoscrizione, la disdetta si fa in autonomia e l'accesso resta fino alla fine del periodo pagato.
