Fattura proforma: cos'è, cosa contiene e come diventa fattura elettronica
La fattura proforma è il documento senza valore fiscale che anticipa al cliente il conto prima del pagamento. Cosa contiene, come diventa fattura elettronica quando il cliente paga e come si fa in OreFattura: bozza di fattura, Emetti proforma, Invia proforma, Converti in fattura.
La proforma anticipa il conto al cliente, ma la fattura nasce solo quando lui paga
Cosa scrivere in una fattura proforma, perché non passa dal Sistema di Interscambio e come diventa fattura elettronica al pagamento, con le regole del DPR 633/1972.
Cos'è la fattura proforma?
La fattura proforma è il documento con cui chi lavora anticipa al cliente l'importo da pagare, prima che la fattura esista. Nessuna norma IVA la definisce o la disciplina: ne deriva che non è una fattura, non va nel registro delle fatture emesse e non si trasmette al Sistema di Interscambio. Per una prestazione di servizi l'obbligo di emettere la fattura nasce con il pagamento del corrispettivo (art. 6, terzo comma, DPR 633/1972). Che valore ha la proforma e perché la chiamano anche prefattura lo spiega la guida alla differenza fra proforma e fattura.
In sintesi
- La fattura proforma non ha valore fiscale: l'operazione si considera effettuata con la fattura o con il pagamento, non con la proforma (art. 6, quarto comma, DPR 633/1972), e la proforma da sola non rende esigibile l'IVA.
- Per le prestazioni di servizi l'obbligo di fattura nasce con il pagamento del corrispettivo (art. 6, terzo comma, DPR 633/1972); se il cliente paga un acconto, nasce per quell'importo.
- La proforma non va nel registro delle fatture emesse e non si trasmette al Sistema di Interscambio: al SdI va solo la fattura emessa al pagamento.
- Nessuna norma prescrive il contenuto della proforma: numero separato da quello delle fatture e dicitura «documento non valido ai fini fiscali» sono prassi, non obblighi di legge.
- Le regole sono quelle del DPR 633/1972, in vigore alla data di questo articolo, 24 settembre 2026; dal 1° gennaio 2027 la stessa regola sul momento della fattura è nell'art. 24 del Testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026).
Cosa contiene una fattura proforma?
Una fattura proforma contiene gli stessi dati che avrà la fattura, più una dicitura che la distingue: la legge non prescrive un contenuto per la proforma, quindi i campi qui sotto sono una prassi di buon senso, non un elenco obbligatorio. L'unica indicazione ufficiale è dell'Agenzia delle Entrate: una proforma con la descrizione dell'operazione, la data di effettuazione e gli identificativi delle parti può documentare il rinvio della fattura differita (FAQ n. 22 del 27 novembre 2018). Se preferisci partire da uno schema con questi campi già impostati, scarica il modello di fattura proforma in Excel, Word o PDF. Se hai concordato un totale e ti serve l'imponibile, parti dallo scorporo dell'IVA dal totale.
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Dati di chi emette e del cliente
Nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale di entrambe le parti: gli stessi dati che andranno nella fattura.
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Numero e data della proforma
Un numero che identifica la proforma, tenuto separato dalla numerazione delle fatture, e la data in cui la mandi al cliente.
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Descrizione della prestazione
Cosa hai fatto o farai, per quale periodo e in che quantità: ore, giornate, un canone o un lavoro a corpo.
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Imponibile, IVA o natura, cassa
L'imponibile e l'IVA con la sua aliquota; in regime forfettario niente IVA, con la natura N2.2 e il riferimento alla L. 190/2014. Se lo applichi, il contributo della cassa previdenziale.
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Totale e modalità di pagamento
Il totale da pagare, la scadenza e le coordinate per il bonifico: sono i dati che il cliente cerca per primi.
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Dicitura di non validità fiscale
Una frase come «documento non valido ai fini fiscali» evita che la proforma sia scambiata per la fattura. È una prassi, non un obbligo di legge.
Come diventa fattura elettronica una proforma?
Una proforma diventa fattura elettronica quando il cliente paga: a quel punto chi ha svolto la prestazione emette la fattura, con il proprio numero progressivo, e la trasmette al Sistema di Interscambio. La proforma resta un documento commerciale e non si trasmette: al SdI va solo la fattura. Entro quanti giorni emetterla, quale data scrivere e come funziona la fattura differita lo spiega la guida da proforma a fattura elettronica.
Il cliente paga
Per le prestazioni di servizi l'operazione si considera effettuata al pagamento del corrispettivo: da quel momento c'è l'obbligo di fattura (art. 6, terzo comma, DPR 633/1972).
Si emette la fattura
La fattura riporta i dati richiesti dall'art. 21, comma 2, DPR 633/1972, fra cui la data di emissione e un numero progressivo che la identifica in modo univoco.
La fattura va al SdI
Fra soggetti residenti o stabiliti in Italia le fatture sono esclusivamente elettroniche e passano dal Sistema di Interscambio (art. 1, comma 3, D.Lgs. 127/2015). La proforma resta fuori da questo canale.
Come si fa una fattura proforma in OreFattura?
In OreFattura la fattura proforma nasce dalla bozza di fattura e arriva alla fattura elettronica con gli stessi dati, senza ricopiarli: quattro pulsanti, e a ogni passo un documento. La funzione è in tutti i piani di OreFattura, che cambiano solo per utenti e spazio.
Componi la bozza di fattura
Nasce: la bozza di fattura
Scegli cliente e periodo: le ore non ancora fatturate, le righe a corpo e a canone e i rinnovi del periodo diventano una bozza di fattura, che modifichi riga per riga. La proforma parte da una bozza di fattura con righe e con il profilo fiscale completo.
Emetti proforma
Nasce: la fattura proforma numerata
La proforma riceve un numero nella serie «Proforma», con prefisso PRO, creata al primo uso e numerata per anno. Il PDF si intitola «Fattura proforma n. …» e porta la fascia «documento non valido ai fini fiscali». La bozza resta modificabile e le ore restano prenotate per quel documento.
Invia proforma
Nasce: l'email al cliente con il PDF
Parte un'email al cliente con il PDF allegato, il numero, la data e il totale. Il testo del messaggio si imposta in Impostazioni → Messaggi e l'invio resta nel registro degli invii; il filtro delle proforma aperte mostra quelle non ancora convertite.
Converti in fattura e invia al SdI
Nasce: la fattura elettronica
Quando il cliente ha pagato, «Converti in fattura» emette la fattura con il numero progressivo delle fatture, segna le ore come fatturate e scrive in causale «Rif. proforma PRO n/aaaa del gg/mm/aaaa»; poi «Invia allo SDI» la trasmette al Sistema di Interscambio. La conversione la fai tu e non si annulla. Il percorso completo è su come funziona OreFattura.
La proforma parte da una bozza di fattura, non da una nota di credito, e non è un tipo documento del Sistema di Interscambio: al SdI va solo la fattura che ne nasce. I documenti trasmessi sono fatture (TD01) e note di credito (TD04), in regime ordinario (RF01) o forfettario (RF19), con una sola aliquota IVA positiva per documento, intestate ad aziende, professionisti, enti e privati con codice fiscale italiano. Cosa copre la fatturazione, dalle ore alla fattura trasmessa, è nella pagina del software di fatturazione elettronica per chi vende ore.
Quali errori si fanno più spesso con la fattura proforma?
La proforma non è una fattura e non si trasmette: al SdI passano le fatture elettroniche fra soggetti residenti o stabiliti in Italia (art. 1, comma 3, D.Lgs. 127/2015). Un documento emesso e trasmesso come fattura prima del pagamento è una fattura a tutti gli effetti, e l'operazione si considera effettuata alla sua data (art. 6, quarto comma, DPR 633/1972).
Il numero progressivo che identifica la fattura in modo univoco è un requisito della fattura (art. 21, comma 2, DPR 633/1972). Se la proforma prende un numero della serie delle fatture, la numerazione si sfasa quando emetti la fattura vera: la proforma si numera a parte.
Se il corrispettivo è pagato in parte, l'operazione si considera effettuata limitatamente all'importo pagato (art. 6, quarto comma, DPR 633/1972): la fattura per l'acconto si emette subito, senza aspettare il saldo.
La proforma non va nel registro delle fatture emesse: l'operazione si considera effettuata con la fattura o con il pagamento, non con la proforma (art. 6 DPR 633/1972). Nel registro entra la fattura emessa al pagamento.
Cosa fare adesso
- Prima di mandare il conto, verifica se il cliente ha già pagato: per una prestazione di servizi, a pagamento avvenuto non serve la proforma, si emette direttamente la fattura (art. 6, terzo comma, DPR 633/1972).
- Nella proforma metti gli stessi dati che avrà la fattura, un numero separato da quello delle fatture e la dicitura «documento non valido ai fini fiscali», così il cliente non la scambia per una fattura.
- Quando arriva il pagamento, anche solo un acconto, emetti la fattura per l'importo incassato con il tuo numero progressivo e trasmettila al Sistema di Interscambio; la proforma resta un documento commerciale e non va al SdI.
Domande frequenti sulla fattura proforma
No, la fattura proforma non si invia al Sistema di Interscambio: il SdI è il canale delle fatture elettroniche e la proforma non è una fattura. Al SdI va la fattura emessa quando il cliente paga, mentre la proforma si manda al cliente come documento commerciale, per esempio via email.
La fattura proforma non ha un obbligo di numerazione, perché nessuna norma ne disciplina il contenuto: il numero progressivo è un requisito della fattura (art. 21, comma 2, DPR 633/1972). Numerarla aiuta comunque a ritrovarla e a citarla nella fattura, purché con una serie separata da quella delle fatture.
Sì, anche chi è in regime forfettario può mandare una proforma prima del pagamento, con gli importi senza IVA come nella fattura che seguirà, emessa con regime RF19 e natura N2.2. I campi della fattura sono spiegati in come si compila la fattura elettronica del forfettario.
Se il cliente non paga la proforma, per una prestazione di servizi l'obbligo di emettere la fattura non è ancora nato, perché l'operazione si considera effettuata al pagamento (art. 6 DPR 633/1972). Se paga solo una parte, l'obbligo nasce per quell'importo, e la fattura si emette per la somma incassata.
Sì, la fattura proforma si può correggere e rimandare al cliente, perché non ha valore fiscale e non è stata trasmessa a nessuno. Diverso è il caso della fattura: una volta emessa e trasmessa al Sistema di Interscambio non si modifica, e una correzione richiede una nota di credito.
Porta la prossima proforma fino alla fattura elettronica
Se il conto al cliente lo prepari prima di incassare, componi la bozza di fattura, emetti la proforma, mandala al cliente e convertila in fattura quando paga.
Prova di 14 giorni, la carta serve per attivare la sottoscrizione, la disdetta si fa in autonomia e l'accesso resta fino alla fine del periodo pagato.
