Rimborso spese in fattura: a piè di lista, forfettario e anticipazioni esenti art. 15
Tre rimborsi diversi in fattura: le anticipazioni in nome e per conto del cliente (art. 15, natura N1), il rimborso a piè di lista delle spese per l'incarico e il rimborso forfettario. Cosa fa reddito dopo il D.Lgs. 192/2024, quando ci sono IVA e ritenuta, e perché nel regime forfettario la questione dei rimborsi analitici va decisa con il commercialista.
Un rimborso spese non vale l'altro: è la natura della spesa a decidere IVA, ritenuta e reddito
Anticipazioni in nome del cliente, rimborso a piè di lista e rimborso forfettario: come si distinguono in fattura e quale domanda resta aperta nel regime forfettario.
Come si mette un rimborso spese in fattura, anche in regime forfettario?
Dipende da che spesa è. Le anticipazioni fatte in nome e per conto del cliente, regolarmente documentate, restano fuori dalla base imponibile IVA (art. 15, primo comma, n. 3, DPR 633/1972) e nella fattura elettronica vanno su una riga a parte con natura N1, come spiega la guida ai codici natura IVA da N1 a N7. Le spese sostenute a tuo nome per l'incarico, come il treno o l'albergo, si riaddebitano invece «a piè di lista», cioè voce per voce e con i documenti: dal 2025 questo rimborso analitico non fa reddito di lavoro autonomo (art. 54, comma 2, lettera b, TUIR). Il rimborso forfettario, una cifra fissa o i chilometri per una tariffa, fa reddito e subisce la ritenuta. Per il regime forfettario l'Agenzia delle Entrate, nei documenti ufficiali che abbiamo letto, non ha chiarito se l'esclusione del rimborso analitico valga anche lì: sul tuo caso conviene una consulenza fiscale con uno studio commercialistico partner.
In sintesi
- Le anticipazioni in nome e per conto del cliente, documentate, non entrano nella base imponibile IVA (art. 15, c. 1, n. 3, DPR 633/1972) e nella fattura elettronica hanno natura N1.
- Dal periodo d'imposta 2025 i rimborsi delle spese per l'incarico addebitati analiticamente non concorrono al reddito di lavoro autonomo, e quelle spese non si deducono (artt. 54, c. 2, lett. b, e 54-ter TUIR, come modificati dal D.Lgs. 192/2024).
- Vitto, alloggio, viaggio e taxi o NCC sostenuti in Italia restano fuori dal reddito solo se pagati con strumenti tracciabili (art. 54, c. 2-bis, TUIR).
- Un rimborso calcolato come chilometri per tariffa non è analitico: per l'Agenzia delle Entrate fa reddito e subisce la ritenuta d'acconto (risposta a interpello 270/2025).
- Dal 1° gennaio 2027 gli stessi testi diventano l'art. 29, c. 1, lett. c), del Testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026) e l'art. 56 del Testo unico delle imposte sui redditi (D.Lgs. 117/2026). Regole in vigore alla data di questo articolo, 1° ottobre 2026.
Quali tipi di rimborso spese possono comparire in una fattura?
Il nome che dai alla riga non conta: contano a chi è intestata la spesa e come la documenti. Nel regime ordinario le spese intestate a te e riaddebitate al cliente seguono il compenso anche ai fini IVA, perché la base imponibile comprende «gli oneri e le spese inerenti all'esecuzione» (art. 13, comma 1, DPR 633/1972); solo l'anticipazione fatta in nome e per conto del cliente ne resta fuori. La base imponibile è l'importo «al netto di IVA» su cui si calcola l'imposta: la differenza fra netto, oltre IVA e IVA inclusa è spiegata nella guida su cosa significa al netto di IVA e come si fa il conto. Se cerchi il rimborso a piè di lista del dipendente in trasferta, la disciplina è un'altra (art. 51, comma 5, TUIR): qui si parla di chi emette fattura.
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Anticipazione in nome e per conto
La spesa è del cliente e tu la paghi per lui. Se è regolarmente documentata resta fuori dalla base imponibile IVA (art. 15, c. 1, n. 3, DPR 633/1972) e nell'XML va su una riga con natura N1.
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Rimborso a piè di lista
La spesa è intestata a te e la riaddebiti voce per voce, separata dai compensi e con i documenti. Dal 2025 non concorre al reddito di lavoro autonomo e la spesa non si deduce (art. 54, c. 2, lett. b, TUIR).
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Rimborso forfettario
Una cifra fissa o una tariffa per chilometro, senza i documenti della spesa. Per l'Agenzia delle Entrate non è un addebito analitico: concorre al reddito ed è soggetto a ritenuta d'acconto (risposta 270/2025).
Come si addebita un rimborso a piè di lista perché non faccia reddito?
Conserva i documenti della spesa
Biglietti, ricevute dell'albergo, scontrini
Per l'Agenzia delle Entrate l'addebito è analitico quando le spese sono effettivamente sostenute per l'incarico e comprovate da documenti che ne mostrano il tipo e il collegamento con l'incarico, così che il rimborso non superi il costo vero (risposta a interpello 270/2025).
Paga in modo tracciabile vitto, alloggio, viaggio e taxi
Per le spese sostenute in Italia dal 1º gennaio 2025
Se vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC non sono pagati con bonifico o altri sistemi tracciabili, il rimborso torna a concorrere al reddito (art. 54, comma 2-bis, TUIR; circolare 15/E del 22 dicembre 2025).
Scrivi le spese su righe separate dai compensi
Una riga per spesa, con l'importo documentato
L'indicazione in fattura separata dai compensi è una delle condizioni dell'analiticità (risposta 270/2025). Nel regime ordinario queste righe prendono l'IVA come il compenso, mentre la ritenuta d'acconto del cliente sostituto d'imposta non le riguarda, perché non concorrono al reddito.
Non dedurre la stessa spesa
Il rimborso escluso e la deduzione non vanno insieme
Le spese rimborsate analiticamente non sono deducibili (art. 54-ter, comma 1, TUIR). Se il cliente non le rimborsa, diventano deducibili alle condizioni dei commi 2 e 5 dello stesso articolo: per esempio, spese che insieme al relativo compenso non superano 2.500 euro e non sono rimborsate entro un anno dalla fatturazione si deducono dal periodo d'imposta in cui l'anno scade.
Un esempio: una fattura con compenso, albergo e anticipazione
Un professionista in regime ordinario fattura a una società sostituto d'imposta un compenso di 1.000 euro, un albergo da 150 euro riaddebitato a piè di lista e pagato con carta, e 60 euro anticipati in nome e per conto del cliente, con IVA al 22% e ritenuta al 20%. I numeri sono di esempio, senza cassa previdenziale. In regime forfettario la stessa fattura non avrebbe né IVA né ritenuta: compenso e albergo a natura N2.2, l'anticipazione a N1, e il bollo da 2 euro dovuto perché il totale supera 77,47 euro, come spiega la guida sulla marca da bollo in fattura elettronica.
1. Compenso e albergo: 1.150 euro
Tutte e due le righe prendono l'IVA al 22%: 253 euro. L'albergo, documentato e su una riga a parte, non fa reddito per il professionista e non si deduce.
2. Anticipazione: 60 euro a natura N1
Fuori dalla base imponibile IVA ma dentro il totale del documento, che arriva a 1.463 euro (1.150 + 253 + 60).
3. Ritenuta e netto a pagare
La ritenuta del 20% si calcola sul solo compenso: 200 euro. Il cliente paga 1.263 euro e versa i 200 euro all'Erario. Se l'albergo fosse un forfait, entrerebbe anche nella base della ritenuta.
Quali errori si fanno più spesso con il rimborso spese in fattura?
Un rimborso chilometrico calcolato come chilometri percorsi per tariffa pattuita, senza i documenti della spesa, non è un addebito analitico anche se è descritto in modo preciso: per l'Agenzia delle Entrate concorre al reddito e va assoggettato a ritenuta d'acconto (risposta a interpello 270/2025).
Una spesa pagata in nome e per conto del cliente e documentata va su una riga propria con natura N1. Se la sommi al compenso la fai entrare nella base imponibile IVA, da cui l'art. 15, primo comma, n. 3, del DPR 633/1972 la esclude.
Per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC sostenuti in Italia, il pagamento non tracciabile fa tornare il rimborso nel reddito anche se lo addebiti in modo analitico (art. 54, comma 2-bis, TUIR).
Il rimborso analitico è fuori dal reddito proprio perché la spesa non si deduce (art. 54-ter, comma 1, TUIR). Escludere il rimborso e dedurre anche il costo vuol dire contarlo due volte a tuo favore.
In una fattura con IVA, la parte non soggetta all'imposta, come le anticipazioni art. 15, fa scattare il bollo da 2 euro quando supera 77,47 euro (risposta a interpello 491/2021). Se le anticipazioni riguardano tributi dovuti dal cliente può valere l'esenzione dell'art. 5 della tabella B del DPR 642/1972: da verificare caso per caso.
Cosa fare adesso
- Prima di preparare la prossima fattura, separa compensi, spese a piè di lista e anticipazioni. In OreFattura l'anticipazione si segna con il flag «Spesa esente art. 15» sulla riga della bozza: resta fuori dalla base di cassa previdenziale, IVA e ritenuta, entra nel totale del documento e nell'XML esce a natura N1 con un riepilogo separato e il riferimento normativo. È un passaggio di come si prepara la fattura elettronica dalla bozza; la parola finale su come trattare le anticipazioni documentate resta al tuo commercialista.
- Conserva i documenti di ogni spesa che riaddebiti e paga vitto, alloggio, viaggio e taxi con strumenti tracciabili.
- Se sei in regime forfettario, decidi con il commercialista come trattare i rimborsi analitici prima di chiudere l'anno e di fare la dichiarazione dei redditi.
Domande frequenti sul rimborso spese in fattura
Non c'è una risposta ufficiale per i rimborsi analitici. Il reddito del forfettario si calcola applicando ai compensi percepiti il coefficiente di redditività (art. 1, comma 64, L. 190/2014), e per il bollo riaddebitato al cliente l'Agenzia delle Entrate ha detto che è compenso (risposta 428/2022). Sull'esclusione introdotta dal D.Lgs. 192/2024 per i rimborsi analitici, nei documenti letti l'Agenzia non si è pronunciata sul forfettario. Il conto dell'imposta è nella guida su come si calcola l'imposta sostitutiva.
Su righe separate dal compenso e senza IVA: le spese riaddebitate seguono il compenso con natura N2.2, le anticipazioni in nome e per conto del cliente hanno natura N1. Regime RF19, riferimento normativo e bollo sono spiegati nella guida su come si compila la fattura del forfettario.
Dal 2025 no sul rimborso addebitato analiticamente, che non concorre al reddito di lavoro autonomo; sì sul rimborso a forfait, che per l'Agenzia delle Entrate è reddito (risposta 270/2025). I compensi del forfettario non subiscono la ritenuta. Base, aliquota e versamento sono nella guida sulla ritenuta d'acconto in fattura.
Solo le anticipazioni fatte in nome e per conto del cliente hanno natura N1, «escluse ex art. 15». Le altre spese riaddebitate seguono il compenso: con l'IVA in regime ordinario, a natura N2.2 in regime forfettario.
Cambiano i numeri degli articoli, non il testo. Dal 1º gennaio 2027 l'esclusione delle anticipazioni è l'art. 29, comma 1, lettera c), del Testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026), e quella dei rimborsi analitici l'art. 56, comma 2, lettera b), del Testo unico delle imposte sui redditi (D.Lgs. 117/2026), con la regola sui pagamenti tracciabili al comma 3.
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